Comunicação externa é como uma empresa ou organização se comunica com aqueles que estão fora da estrutura organizacional. Isso varia de clientes e clientes, para provedores de serviços públicos e parceiros de negócios, para entidades de captação de recursos e basicamente para qualquer pessoa que não esteja na folha de pagamento da empresa. Uma boa comunicação externa é tão importante quanto uma boa comunicação interna; portanto, é necessário ter um cuidado especial para garantir que os que estão fora da empresa recebam o mesmo cuidado e respeito que os da empresa.
Reunir feedback externo. Feedback refere-se aos relatórios feitos à empresa por todas as fontes externas que apresentam pontos fortes e fracos em sua capacidade de fornecer serviços e produtos. Quer os clientes liguem para reclamar ou ofereçam pesquisas a clientes que classifiquem seu desempenho ou usem outro método, o feedback apontará falhas em sua capacidade de comunicação.
Aborde os problemas de comunicação externos encontrados. Você pode achar que os clientes sentem que não estão sendo tratados com respeito ou que recebem informações de representantes da empresa. Você pode descobrir que seu serviço de e-mail está rotinizando erroneamente os e-mails dos clientes como spam, para que as solicitações e as perguntas não sejam recebidas. Existem centenas de potenciais problemas de comunicação externa. Depois de descobrir exatamente o que está causando problemas de comunicação, você pode prosseguir.
Crie uma solução para os problemas de comunicação externos. Por exemplo, se os clientes relatam que os representantes usam muitos jargões técnicos, então treine os representantes para quebrar as coisas da maneira mais simples que for necessária. Se seus clientes estiverem relatando que o serviço de telefone não está funcionando, consiga repará-lo e configurá-lo para que seja o mais fácil de navegar. Se os clientes on-line quiserem mais informações, atualizem seu site e, talvez, ofereçam a eles uma maneira de rastrear pedidos ou obter ajuda de mensagens instantâneas de um representante. Seja qual for a solução, ela deve abordar a preocupação e apresentar uma correção viável.
Reúna comentários sobre a solução para seu problema de comunicação externa. Você precisa ter a impressão de que os afetados pela solução estão resolvendo o problema, tanto para os funcionários da empresa quanto para os representantes externos que estão participando do processo de comunicação externa.
