As reorganizações podem ser necessárias para refletir os modelos de negócios ou condições econômicas em constante mudança, mas podem ser prejudiciais para a equipe e os clientes sem planejamento e execução adequados. Desenvolver um plano estratégico para uma reestruturação departamental requer comunicação durante todo o processo. Quando o plano é finalmente revelado, alguns podem não gostar dos resultados, mas ninguém deve se sentir surpreendido por eles.
Diga à sua liderança sênior que você está pensando em reestruturar um departamento para refletir as mudanças nas condições do mercado. Forme um grupo de pessoas-chave dentro da empresa para servir como uma equipe de análise e planejamento para refletir sobre as necessidades do negócio em torno do departamento e como ele deve ser quando a reestruturação for concluída.
Converse com os principais clientes e consumidores dos produtos e serviços do seu departamento para descobrir as expectativas deles para o seu departamento. Estes podem ser clientes internos, clientes externos ou ambos, dependendo da situação. Determine quais problemas eles têm com a qualidade, a velocidade e a capacidade de resposta do seu departamento.
Identifique as razões para a reestruturação e como essa mudança agregará valor ao departamento e ao negócio. Amarre isso de volta à missão do departamento e às declarações de missão e valor da empresa. À medida que você continua a desenvolver o plano, certifique-se de que as mudanças conduzam seu departamento nesse caminho.
Analise os processos atuais do seu departamento. Compare-os com sua missão organizacional e separe os processos centrais daqueles duplicados em outras partes do negócio ou que sejam secundários para completar os objetivos do departamento. Identifique as lacunas entre o desempenho real e o desejado. Determine como a estrutura existente permite ou dificulta o desempenho e a satisfação do cliente.
Redesenhe os processos para ajudar a determinar o melhor caminho para a criação de uma estrutura departamental mais eficiente. Essas revisões devem melhorar a satisfação de clientes e partes interessadas e aumentar a eficiência. A redução do custo também pode fazer parte desses objetivos, mas considere isso em relação ao redesenho do processo. Reduções de mão-de-obra que minam sua capacidade de conduzir processos necessários não ajudarão seu departamento a ter sucesso.
Determine onde a estrutura organizacional precisa ser alterada. Novos cargos podem precisar ser criados ou posições atuais podem precisar ter suas funções e expectativas esclarecidas. Avalie se sua equipe atual tem as habilidades e os recursos para atender a novas funções e requisitos. Caso contrário, você precisará desenvolver um plano de treinamento para acelerá-los ou fazer novas contratações para preencher a violação.
Planeje sua estratégia de implementação. Desenvolva um cronograma para quando esta nova estrutura será instalada. Esclareça quem, na nova estrutura departamental, tem poder de decisão. Escreva um novo organograma e descrições de posição para esclarecer à sua equipe quais são as expectativas deles. Se você precisar de pessoal adicional, use essas descrições de posição para ajudar a orientá-lo na direção certa.
Entre em contato com o departamento de recursos humanos para planejar a transição. Determine se há posições em outras partes da empresa para aqueles que são despedidos pela reestruturação departamental. Se a reestruturação resultar em demissões, siga os procedimentos estabelecidos para garantir que não haja aparência de parcialidade nas decisões.
Comunique-se com os funcionários. Sua equipe provavelmente verá uma reestruturação como um meio de reduzir o número de funcionários, para que os funcionários possam ser céticos em relação à reestruturação. Ao mantê-los informados, ambos reduzem a influência do moinho de rumores e dão a eles a confiança de que há um plano em vigor além de reduzir o número de funcionários do departamento.
