Organizações de caridade, grandes e pequenas, se beneficiam de pedir apoio aos partidários para um propósito. Organizar um arrecadador de coquetéis cria conscientização e arrecada dinheiro ao mesmo tempo. De um pequeno evento de cash bar até a gala do ano, planeje sua festa de arrecadação de fundos para o sucesso.
Para tema ou não ao tema
Eventos de coquetel de caridade vêm em todas as formas e tamanhos. Trabalhe com sua equipe e voluntários para obter uma visão clara do que será a sua. Os eventos temáticos podem ser tão simples quanto black-tie ou tão complexos quanto um baile de máscaras. Os arrecadadores de fundos baseados em bares podem envolver degustações de vinho, amostras de cerveja, torradas de champanhe ou festas de bar completo. Um coquetel de festas poderia ser de gravata preta com gorros de Papai Noel. Uma gala com tema de verão poderia incorporar um conceito de festa de chá do Chapeleiro Maluco. Seu conceito determina que tipo de comida, bebida e entretenimento você gostaria de oferecer, para que você possa identificar quais patrocinadores buscar.
Pedindo doações
O coração da captação de recursos é o pedir. Dependendo do seu tipo de coquetel de captação de recursos, você vai querer pedir doações de alimentos, bebidas, entretenimento e publicidade. Se você quer ter cerveja e vinho, não deixe de pedir a cervejarias locais e produtores de vinho para participar do evento servindo amostras. Fale com músicos sobre doações de performances. Os restaurantes locais às vezes dão amostras em um evento de coquetel como doação parcial, parte de marketing para seus negócios. Aborde os meios de comunicação e sites para ver se eles considerariam ser um patrocinador de marca do evento em troca de ajudar a publicá-lo. Dependendo das leis de bebidas alcoólicas em sua região, os distribuidores de bebidas alcoólicas às vezes têm promoções em andamento que lhes permitem doar também. Pergunte a todos e pergunte alto. Se você for rejeitado, agradeça ao potencial doador pelo seu tempo e passe para o próximo doador em potencial.
Reservar um local
Se a sua organização ou instituição de caridade não tiver um espaço apropriado para realizar um evento de coquetel, você precisará encontrar um local. Faça uma lista de seus lugares ideais e pergunte se eles podem acomodá-lo. Peça uma doação ou uma taxa reduzida. Locais únicos, como um jardim botânico, um passeio de barco ou um teatro comunitário, ajudam a desenvolver interesse pelo seu evento, pois oferecem seu próprio sorteio. Restaurantes e discotecas podem ter salas privadas disponíveis para você. Muitos hotéis ainda têm salões de baile. Mas tenha cuidado para escolher um local que seja do tamanho certo para o número de pessoas que você espera que entrem.
Orçamento e Definição de Preços
Agora que você doou produtos e serviços, pode determinar quanto precisará gastar com alimentos, bebidas, decoração e publicidade suplementares. Uma vez que você tenha uma ideia clara de quanto custará para alimentos, bebidas, local e entretenimento, determine quanto você gastará em decorações e publicidade, incluindo os custos de impressão. Dividir o total de todos estes pelo número de bilhetes que você está confiante de que você pode vender. O número resultante é seu custo por pessoa presente. Se você está vendendo ingressos, você vai querer pensar em dobrar esse número para determinar o preço do ingresso. Se você está apenas fazendo uma barra de dinheiro, esse número pode ser o custo médio da bebida. Fator no valor que você espera aumentar, reduza seu orçamento em todos os lugares possíveis e concentre-se em vender seu evento.
Marketing e venda de ingressos
Se você está vendendo ingressos, peça a sua equipe, voluntários e patrocinadores para ajudar a vender ingressos para o evento. Aproveite todas as opções gratuitas de calendário da comunidade on-line e impressas em toda a sua comunidade. Entre em contato com a mídia e os sites da sua cidade e peça-lhes que mencionem seu fundraiser. Distribua ingressos gratuitos como promoção. Coloque folhetos e se estiver em seu orçamento para fazer isso, anuncie o máximo que puder.
