As auditorias de qualidade são uma parte importante de ajudar as pequenas empresas a crescer e prosperar porque elas fornecem uma maneira de avaliar as estratégias de eficiência e de gerenciamento de custos do negócio. Quer a auditoria se concentre em produtos ou processos, os resultados ajudam os gerentes a determinar o quanto as estratégias estão funcionando, identificar a causa subjacente dos problemas e, se necessário, tomar ações corretivas. Saber conduzir uma auditoria de qualidade interna é um passo importante para garantir o sucesso do seu negócio.
Revisão preliminar
As etapas que você toma antes de conduzir uma revisão de qualidade no local podem determinar a eficácia da auditoria. O processo começa com a formulação de um plano de auditoria detalhado que funciona como um roteiro para a realização de uma revisão no local. Especifique o cronograma, o escopo do local de auditoria e auditoria. Coletar e revisar a documentação escrita, incluindo a política de gerenciamento de qualidade do produto ou processo, procedimentos e manuais operacionais padrão. Decida e desenvolva uma lista preliminar de entrevistas pessoais para conduzir durante a revisão no local. Tenha em mente que uma lista preliminar, que normalmente inclui o gerente do departamento ou o supervisor e os funcionários-chave, pode se expandir durante a fase de auditoria ativa.
Montar documentos de auditoria
Cada membro da equipe de auditoria deve ter uma lista de verificação de auditoria, bem como formulários, ou um gravador, para registrar informações durante entrevistas pessoais. Cada membro também deve ter documentos de referência, como cópias de procedimentos operacionais padrão. Uma lista de verificação é essencial para registrar informações e observações, bem como para garantir que você não se esqueça de nada. Embora os itens específicos da lista de verificação variem dependendo do departamento, produto ou processo sendo auditado, a lista de verificação normalmente consiste em seções, itens de avaliação dentro de cada seção, um sistema de classificação e um espaço para comentários. As seções comuns incluem organização do departamento, ambiente de trabalho físico, componentes do sistema de qualidade, como SOPs e testes de desempenho.
Conduzindo a Auditoria no Local
A revisão no local concentra-se na coleta das informações necessárias para determinar se o departamento em questão está aderindo aos padrões de controle de qualidade e seguindo os procedimentos de controle de qualidade estabelecidos. Esta fase consiste em etapas de ação, incluindo observação, teste e realização de entrevistas pessoais. Na maioria das vezes, a equipe de auditoria conclui determinadas tarefas, como testes de desempenho ou qualidade e entrevistas pessoais, nos bastidores. Isso ajuda a equipe a evitar interromper as operações diárias o máximo possível. É importante entender que, assim como nas entrevistas pessoais, tanto um plano de auditoria quanto uma lista de verificação podem se expandir no escopo e na profundidade da avaliação, dependendo do que você descobrir durante a fase de auditoria ativa.
Atividades de acabamento e acompanhamento
O trabalho “real” começa assim que a fase ativa da auditoria é concluída. A fase final de uma auditoria de qualidade começa com uma reunião para revisar, abordar e determinar as etapas necessárias para corrigir problemas de qualidade e áreas problemáticas. Crie um relatório de gerenciamento detalhando essas informações. Quando o proprietário e os gerentes terminam de revisar as descobertas da auditoria, deve ser realizada uma reunião de estratégia que se concentre em analisar e decidir como - e às vezes se - incorporar soluções para melhorias de qualidade apresentadas pela equipe de auditoria.
