Uma auditoria é um procedimento formal que um oficial de auditoria executa para ver como uma empresa está funcionando e como ela pode melhorar. Diferentes tipos de auditorias existem, como desempenho e finanças, mas todos seguem o mesmo procedimento básico. O procedimento geralmente é dividido em quatro seções principais, incluindo planejamento inicial, trabalho de campo, relatórios e acompanhamento com fechamento.
Componha e envie uma carta de notificação preliminar ao cliente ou departamento que está sendo auditado. Detalhe quando a auditoria ocorrerá, quanto tempo você espera, a atribuição do oficial de auditoria se o funcionário não for você e uma lista de verificação do tipo de dados que você procurará e precisará durante a auditoria.
Agende uma reunião com os gerentes da empresa ou departamento. Defina os objetivos e o escopo da auditoria com os gerentes e descubra quais recursos estão disponíveis. Obtenha informações detalhadas sobre processos de empresas ou departamentos também. Permita que os gerentes expressem suas preocupações sobre a auditoria ou façam perguntas.
Realize uma pesquisa básica da empresa ou departamento. O objetivo da pesquisa é complementar o que você aprendeu na reunião do gerente e ajudá-lo a entender melhor os objetivos, as operações e os mecanismos de controle atuais da empresa, como os procedimentos de autorização.Uma variedade de dados, como o manual da empresa e as declarações do trabalhador, pode ser útil durante esse estágio.
Formule um plano básico de trabalho de campo com base nas informações obtidas durante a reunião e a pesquisa. O plano de trabalho de campo descreve como você obtém o restante dos dados que você usará. Pode variar com base em itens como a força dos controles da empresa.
Converse com os membros da equipe para coletar documentos - estes variam de acordo com o tipo específico de auditoria que você está conduzindo - e obtenha a percepção deles sobre o que está acontecendo na empresa. Pergunte o que eles acham que a empresa está indo bem e o que poderia ser melhorado e por quê.
Revise os documentos coletados dos membros da equipe. Verifique se há erros de entrada ou informações conflitantes. Volte com os membros da equipe para ver se eles têm uma explicação adequada para os erros ou conflitos.
Verifique se a documentação e os procedimentos estão de acordo com a política da empresa e outras regulamentações locais, estaduais ou federais.
Teste os controles que a empresa ou departamento possui. Teste significa apenas que você olha a documentação para transações específicas - geralmente em algum lugar na vizinhança de 24 a 36 - mais de perto. Quanto mais erros ou discrepâncias você encontra na documentação e nas entrevistas, mais importante isso é. Se a documentação mostrar inicialmente que os controles estão funcionando bem, talvez você não precise fazer muito nessa etapa. Auditorias que não testam controles são ditas seguir uma abordagem substantiva.
Formule algumas opiniões iniciais sobre a empresa ou departamento e como ele está operando ou pode melhorar. Forneça feedback para a empresa ou gerentes de departamento e peça uma resposta por escrito às suas recomendações e descobertas iniciais. A resposta deve explicar como os gerentes pretendem corrigir os problemas que você isolou.
Crie um rascunho do seu relatório de auditoria. O relatório deve incluir informações básicas e descrever o escopo da auditoria. Também deve mostrar o que você encontrou e quais foram suas recomendações com base nessas descobertas, bem como cópias ou extenções das respostas dos gerentes.
Reúna-se com os gerentes mais uma vez e discuta seu relatório preliminar. Forneça cópias e responda a quaisquer perguntas que os gerentes possam ter. O objetivo dessa reunião é garantir que os gerentes entendam tudo o que você fez e o que eles precisam fazer para melhorar.
Ajuste e edite seu relatório para criar um rascunho final. A versão final deve incluir os resultados da reunião de revisão da auditoria. Distribua o rascunho final para os gerentes.
Acompanhe o departamento ou a empresa dentro de seis a 12 meses para descobrir se a empresa ou o departamento fez alterações para corrigir os problemas identificados durante a auditoria.
Escreva uma carta formal aos gerentes indicando o que você aprendeu durante o acompanhamento e qualquer trabalho adicional que seja necessário. Se a empresa ou o departamento tiver atendido às expectativas, indique isso na carta e informe que cumpriu os objetivos de auditoria que você está encerrando a auditoria.
Dicas
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Esteja preparado para alguma tensão durante o processo de auditoria. As pessoas geralmente ficam nervosas com os erros que você pode encontrar, mesmo que os erros sejam inocentes, porque muitos erros podem significar que seus trabalhos estão em risco. Assegure-lhes que é seu trabalho simplesmente investigar, não dar recompensas ou punições. Sempre explique o motivo exato pelo qual você solicita dados específicos para que os funcionários entendam seu raciocínio.
