O departamento de compras na maioria das organizações é crítico porque representa uma grande porcentagem do gasto total de toda a organização e porque mantém a organização suprida com os bens e serviços necessários para operar. O custo de ineficiências e / ou processos falhos pode ser muito alto, uma vez que afetará toda a organização. Além disso, a função de compras pode ser especialmente vulnerável a fraudes, pois envolve desembolsos de caixa. As auditorias operacionais do departamento de compras podem ajudar a eliminar o desperdício, a ineficiência e a fraude, agregando valor aos resultados financeiros da organização.
Adotar uma abordagem de avaliação de risco para as funções do departamento de compras, em vez de tentar auditar todas as funções anualmente. Identifique as funções do departamento de compras e avalie os riscos associados a cada um deles. Usar uma avaliação de risco é crucial porque coloca os recursos limitados de auditoria interna nas áreas em que eles são mais necessários.
Avaliar a estrutura de controle interno do departamento de compras. Use a estrutura integrada do COSO para a avaliação. Esse modelo ajudará a colocar os controles em perspectiva e ajudará a relacionar controles específicos com atividades comerciais específicas.
Realize testes desses controles relacionados às atividades de negócios de alto risco sob auditoria.Obtenha ou prepare os mapas de processo dos controles que estão sendo testados e faça um acompanhamento de cada um desses controles para verificar como eles funcionam. Selecione uma amostra de dados para as atividades de negócios que estão sendo auditadas e teste a conformidade com os controles relacionados.
Analise os resultados do teste de controle para identificar quaisquer pontos fracos ou falhas de controle. A gerência deve estar ciente desses tipos de situações para que medidas corretivas possam ser tomadas o quanto antes.
Realize testes substantivos sobre os dados detalhados para as atividades de negócios sob auditoria. Esses testes devem incluir procedimentos analíticos e também a documentação da fonte de teste. Como os departamentos de compras que iniciam os desembolsos de caixa são uma grande preocupação, os auditores devem procurar indicadores de fraude e / ou anomalias nos dados como parte dos procedimentos analíticos.
Conduza uma conferência de saída com os gerentes do departamento de compras. Forneça uma lista de descobertas e problemas que precisam ser resolvidos e recomendações sobre como resolvê-los. Se a fraude for encontrada, ela deve ser informada à gerência superior, fora do departamento de compras. Fornecer aos gerentes do departamento de compras uma oportunidade de apresentar informações adicionais e / ou evidências que possam alterar os resultados da auditoria e fornecer um plano de ação corretivo para resolver os achados e problemas de auditoria remanescentes.
Escreva o relatório de auditoria no nível apropriado da administração e / ou do conselho de administração. Inclua o plano de ação corretivo dos gerentes do departamento de compras no relatório.
