A maioria das funções de negócios não direcionadas por políticas e procedimentos se torna caótica e desorganizada. A retenção de registros não é um dos aspectos mais empolgantes dos negócios, mas é uma das mais vitais. Um sistema organizado para armazenamento de documentos elimina registros inúteis e protege os negócios no caso de uma auditoria. Saber quando mantê-lo e quando jogá-lo é um passo crucial no desenvolvimento de uma operação comercial bem-sucedida.
Programação Universal de Retenção
Todas as empresas devem desenvolver um sistema de retenção de registros universal para todos os departamentos. Ele fica todo mundo na mesma página quando se trata de armazenar registros. Pesquise as leis e estatutos para o seu negócio e setor operacional. Por exemplo, um escritório de advocacia pode ter exigências diferentes de uma pequena mercearia. Se necessário, consulte um advogado para criar este sistema. Indexar o plano com base na função e departamento. Faça um cronograma e atribua códigos de classificação.
Inventário de Registros
O inventário de registros é uma etapa crucial no gerenciamento da retenção. Esta é uma lista precisa de todos os registros, eletrônicos e impressos, dentro de sua organização. A listagem deve detalhar um título para cada registro, como "Contabilidade geral" e a localização do documento. Além disso, inclua uma classificação para registros. Este será o benchmark de retenção com base na programação da sua empresa. Por exemplo, componha uma planilha; a primeira coluna seria um título, “Relatório de contas a pagar vencidas”. O cabeçalho da segunda coluna seria uma classificação, “Contas a pagar”. A coluna três poderia ser um departamento, “Contabilidade”. O restante da planilha poderia incluir a localização, "East Storage Room, Gabinete Quatro" e o código de retenção "Schedule A."
Avaliações de documentos
O processo de avaliação envolve uma análise em toda a empresa dos registros no local para eliminar documentos que excedam o período de retenção. Essa forma de limpeza da casa elimina o acúmulo de registros em excesso. Utilizando a listagem de inventário de registros, destrua documentos expirados. Depois de concluído, revise todo o armazenamento e atualize a listagem de inventário. Durante esse período, examine as leis para reconhecer quaisquer alterações aprovadas desde a última revisão. Cronograma de revisões anuais, trimestrais ou mensais.
