Dependendo do tamanho do evento, o planejamento de um projeto de evento requer um investimento de tempo e dinheiro. A chave para planejar com sucesso um evento é ter fortes habilidades organizacionais ou contratar uma equipe experiente. Exemplos de projetos de eventos são workshops, debates e promoções.
Construa uma equipe. Cada membro da equipe deve ter fortes habilidades organizacionais e de comunicação, além de estar disponível para reuniões regulares de atualização de progresso.
Crie uma lista de tarefas com prazos. Esta lista de verificação deve incluir todas as tarefas que precisam ser feitas para o projeto do evento. Atribua cada tarefa a um membro da equipe. Dependendo do tipo de evento e complexidade, use um software de gerenciamento de projetos ou uma planilha para se manter organizado. Por exemplo, se estiver usando uma planilha, você pode ter uma coluna como tarefa, a próxima é a quem ela está atribuída e, em seguida, o prazo final. Incluído na lista de verificação deve haver itens como a contratação de fornecedores, pedidos de suprimentos específicos, reserva do local, reserva do vôo do locutor, organização do buffet, iniciativas de marketing e promoções que precisam ser feitas.
Monitore o progresso. Verifique com os membros da equipe regularmente que eles estão no cronograma para concluir as tarefas e que você está ciente de qualquer coisa pendente. Se estiver usando um software de gerenciamento de projetos ou uma planilha, atualize-o com o progresso de cada membro.
Prepare o orçamento. O orçamento deve incluir os custos previstos e ter margem de manobra para despesas inesperadas. Seja realista quanto aos custos e certifique-se de que cada membro da equipe esteja ciente de qual orçamento deve ser atendido. Se um membro da equipe tiver que estar acima do orçamento para um item na lista, solicite que ele se informe com antecedência para aprovação prévia.
