Algumas empresas podem operar com sucesso apenas com dinheiro, mas esse modelo é bem difícil de sustentar depois que você passa da fase da mãe e do pop. É especialmente difícil vender para outras empresas que geralmente não esperam pagar antecipadamente por suas compras. Em vez disso, você criará uma fatura para seu produto, que seu cliente pagará posteriormente. Durante o período entre a fatura que está sendo emitida e o pagamento pelo cliente, ela é descrita como uma fatura em aberto para fins contábeis.
Definição de fatura de fornecedor
Uma fatura é, essencialmente, um acordo entre o fornecedor e o cliente.O fornecedor concorda em fornecer o produto ou serviço com antecedência e o cliente concorda em pagar pelo produto ou serviço de acordo com os termos da fatura. Esses termos incluem uma data específica quando o pagamento é devido e a maioria das faturas inclui uma penalidade por pagamentos em atraso. Alguns fornecedores oferecem uma cenoura e um pedaço de pau, oferecendo um desconto similar para pagamento adiantado. De qualquer maneira, o fornecedor está essencialmente estendendo o crédito para o cliente e espera ser pago - pelo menos a maior parte do tempo - em tempo hábil.
Contas a Pagar, Contas a Receber
Tanto o cliente quanto o fornecedor precisam contabilizar uma fatura em aberto no balanço. Para o fornecedor, é um ativo atual. É dinheiro que pode ser razoavelmente contado para pagar futuros passivos, como pagamentos de leasing ou faturas de matérias-primas. Para o cliente, é um passivo atual. Ele aparecerá no seu balanço patrimonial, em frente aos seus ativos atuais, que incluem suas reservas de caixa e fluxo de caixa atual, bem como suas próprias contas a receber. Em ambos os casos, ele permanece nesse local até que a fatura seja fechada.
Definição de fatura fechada
Uma fatura permanece aberta até que o cliente e o fornecedor recebam o pagamento integral. No final do cliente, o pagamento é lançado como crédito na conta de contas a pagar, de preferência citando o número da fatura e talvez identificando o fornecedor. Isso fornece uma trilha de auditoria no caso de haver um problema com a fatura ou seu pagamento. No final do fornecedor, o pagamento é registrado como uma nota de crédito no razão de contas a receber, identificada pelo número da fatura e, idealmente, pelo número do cheque do cliente. Em ambos os casos, com o pagamento integral para corresponder ao valor correto da fatura - subtraindo qualquer desconto apropriado ou adicionando uma cobrança de juros apropriada - a fatura pode agora ser fechada.
Pagamentos Parciais complicam as coisas
É relativamente simples acompanhar uma fatura aberta e alterá-la para uma fechada se ela for liberada com um único pagamento integral. É um pouco mais complicado se você fizer ou receber pagamentos parciais na mesma fatura durante um período de tempo. O processo básico de lançamento no razão de contas a pagar, se você for o cliente, ou o razão de contas a receber, se você for o fornecedor, permanece o mesmo. A dificuldade está em garantir que o total acumulado de pagamentos esteja correto, uma vez que você calculou as penalidades de juros e que elas estão atribuídas à fatura correta. Alguns serviços de terceiros e produtos de software, como o apropriadamente chamado OpenInvoice.com, automatizam e agilizam esse processo.
A opção de desconto de fatura
Não é incomum que as empresas com muitas faturas em aberto tenham problemas temporários de fluxo de caixa enquanto aguardam o pagamento dessas faturas. Nessas situações, algumas empresas recorrem à opção conhecida como desconto por fatura. Um terceiro avança o dinheiro para o fornecedor contra uma fatura pendente em troca de uma porcentagem quando a fatura é coletada. A responsabilidade pela cobrança do pagamento permanece com o fornecedor. Essa pode ser uma ferramenta útil em um momento de necessidade, mas ela engorda em suas margens, portanto, você deve ponderar cuidadosamente suas necessidades de curto prazo em relação à sua lucratividade de longo prazo.
