Como desenvolver um plano de comunicações para um projeto

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Se um projeto não tiver um bom plano de comunicação, está fadado ao fracasso. A principal responsabilidade de um gerente de projeto é desenvolver e organizar um plano de comunicação eficaz e eficiente. Isso motivará a equipe do projeto e permitirá que o projeto seja realizado em tempo hábil. Um bom plano de comunicação deve gerar uma atmosfera aberta e transparente, onde todos se sintam à vontade para fornecer idéias e sugestões. Um gerente de projeto que age como um ditador será autodestrutivo.

Introdução

Desenvolver uma estratégia de comunicação: (1) Desenvolver e definir o projeto. Como gerente de projetos, você é a principal fonte de informações. Sua tarefa é se comunicar de forma eficaz para direcionar e motivar a equipe do projeto. (2) Crie um fórum que permita a troca de idéias. Permita que todos da equipe saibam que sua contribuição é valiosa. A comunicação é um diálogo e não um monólogo. O plano de comunicação deve encorajar e gerar interação e contribuição de todos os envolvidos. (3) Esclarecer metas de comunicação. Os objetivos de uma boa comunicação devem permitir que o projeto seja concluído com eficácia e dentro do prazo. Isso ajudará a evitar surpresas, evitar duplicações e revelar omissões.

Delegar responsabilidades. Os membros individuais da equipe do projeto devem saber quais são suas responsabilidades específicas e a quem são responsáveis. Todos devem conhecer os objetivos de comunicação.

Use mídias e métodos diferentes para manter a comunicação atualizada e manter todos informados. Isso inclui atualizações por e-mail, memorandos de projetos, encontros cara-a-cara e relatórios regulares.

Defina uma linha do tempo para relatórios e resenhas. Além da troca diária de informações, agende datas de reuniões e prazos para os relatórios. Isso manterá a equipe motivada e estruturada. Também ajuda a priorizar tarefas.

Revise o plano de comunicação para garantir que ele esteja funcionando de forma eficaz. Procure a entrada da equipe. A informação necessária está sendo comunicada em tempo hábil? Se não, quais melhorias podem ser feitas para torná-lo melhor?

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