O gerenciamento de mudanças se concentra nas mudanças que os membros de uma organização enfrentam durante uma transição relacionada aos negócios. Para que o gerenciamento de mudanças seja concluído sem problemas, ferramentas, processos e planos devem ser implantados para mitigar possíveis preocupações e problemas antecipados. Um plano de projeto de gerenciamento de mudanças é essencial. Sem um plano para ajudar os funcionários a fazer a transição para suas novas funções, os funcionários se sentirão confusos e despreparados, e o negócio em geral poderá ser afetado.
Indique uma equipe de gerenciamento de mudanças. Isso pode incluir membros de sua organização ou consultores externos que estejam familiarizados com o processo de gerenciamento de mudanças. No mínimo, essa equipe deve incluir uma pessoa familiarizada com todas as áreas de sua organização, bem como um especialista em gerenciamento de mudanças. Essa equipe deve estar preparada para explicar as mudanças pretendidas na organização, atenuar os problemas que surgem durante a transição e determinar o sucesso da transição quando a alteração for concluída.
Analise o plano que sua empresa definiu para ir da estrutura organizacional atual para a estrutura organizacional planejada. Decida quantos passos são necessários. Muitas vezes, uma empresa não pode ir diretamente de uma estrutura organizacional para outra; o plano deve ser implementado passo a passo.
Por exemplo, sua empresa deseja fazer a transição de uma organização dividida por região para uma organização dividida por departamento.Neste momento, cada escritório local gerencia seu próprio marketing, vendas e fabricação. O objetivo da empresa é dividir a empresa em três departamentos completos e integrados: marketing, vendas e manufatura. A empresa pode começar integrando marketing, seguida de vendas e fabricação. Essa transição gradual é menos arriscada e menos avassaladora do que a transição dos três departamentos ao mesmo tempo.
Crie um plano de comunicação abrangente. Determine como todos os funcionários da empresa podem ser notificados sobre alterações futuras. Sem uma comunicação adequada, os funcionários podem não estar cientes da mudança e podem não fazer a transição adequadamente, conforme necessário.
Crie uma linha do tempo das principais alterações que ocorrerão durante o processo de gerenciamento de alterações. Isso deve ser detalhado e incluir detalhes grandes e pequenos. O cronograma deve incluir itens como:
- Comunicar as mudanças pretendidas com a organização
- Reúna-se com os membros da equipe de marketing para explicar como suas responsabilidades serão alteradas
- Projetar e instalar o novo layout do escritório para funcionários de marketing
- Transição de funcionários de marketing para seus novos locais de trabalho (período de 3 dias)
- Reúna-se com funcionários de marketing para esclarecer dúvidas
- Realize teleconferências semanais para discutir quaisquer preocupações que surjam
Liste as possíveis preocupações e problemas que possam surgir durante o processo de mudança. Isso inclui insatisfação dos funcionários, confusão dos funcionários e paralisação dos processos de trabalho diários. Crie um plano de contingência para cada possível revés.
Compilar todas as informações de gerenciamento de mudanças em um relatório para apresentar à equipe de gerenciamento sênior de sua empresa. Prepare-se para perguntas ou sugestões de mudanças da equipe de gerenciamento. Esteja preparado para defender suas sugestões e aceite o fato de que todos os seus planos de gerenciamento de mudanças podem não ser aceitos pela alta administração. Quando mudanças forem necessárias, edite o plano do projeto de gerenciamento de mudanças para incorporar todas as revisões.
Discuta as mudanças futuras com cada equipe de gerenciamento local dentro da organização após a aprovação da gerência sênior, mas antes que as mudanças sejam implementadas oficialmente. Apresente a cada gerente um relatório das mudanças que afetarão seu departamento para que ele possa explicar as mudanças para sua equipe. Peça a cada gerente para relatar quaisquer possíveis preocupações que possam ter sido negligenciadas, para que possam ser solucionadas, e o plano de gerenciamento de mudanças possa ser ajustado ou alterado conforme necessário.
Dicas
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Esteja preparado para fazer edições no seu plano de gerenciamento de alterações. Especialmente ao fazer uma grande mudança organizacional, é provável que ocorram problemas. Assegure-se de ter um plano de contingência para todas as mudanças de alto risco.
Aviso
Não se apresse uma mudança. Embora a mudança possa beneficiar muito a organização, fazer uma mudança muito rapidamente pode intimidar e confundir funcionários e outras partes interessadas.
