A maioria das empresas prepara um orçamento anual, também comumente chamado de plano anual. A alta gerência, particularmente o CEO, é responsável pela aprovação do orçamento final, que então se torna o guia para operar a empresa. O processo de aprovação pode, às vezes, levar mais tempo do que a preparação do próprio orçamento, porque é preciso tomar decisões difíceis quanto à priorização de despesas. Tomar essas decisões requer considerável discussão entre a equipe de gerenciamento.
Consolidação do Orçamento
Em empresas grandes o suficiente para ter departamentos ou divisões, os gerentes dessas unidades funcionais são responsáveis por preparar seus próprios orçamentos, que são enviados ao departamento financeiro. Os orçamentos departamentais são consolidados pela equipe de finanças para criar o orçamento para a empresa como um todo. O processo orçamentário geralmente começa com a alta gerência fornecendo orientações para os gerentes de divisões usarem, como suposições sobre o ambiente econômico no próximo ano. Se o orçamento de um gestor é aprovado ou não, geralmente é uma questão de quão próximo ele segue as diretrizes dadas. Se a alta administração está tentando manter os custos baixos, um gerente que proponha um aumento de 20% nas despesas de seu departamento provavelmente precisará revisar seu orçamento.
Revisão pela equipe de finanças
O departamento financeiro realiza as revisões iniciais dos orçamentos do departamento. Eles analisam os gastos propostos ou, no caso de departamentos produtores de receita, as premissas usadas para preparar a previsão de receita. Eles procuram variações significativas do orçamento do ano passado. Seu objetivo é garantir que cada orçamento seja razoável e viável. Eles também querem identificar possíveis cortes orçamentários caso a alta gerência decida que o total de despesas propostas para a empresa é muito alto.
Revisão pela alta gerência
A alta administração analisa o orçamento consolidado e decide se as previsões de receita e lucro estão alinhadas com as metas estabelecidas para o próximo ano. Se o lucro projetado estiver abaixo do esperado, a empresa precisa determinar maneiras de gerar receitas adicionais ou fazer cortes de gastos para melhorar o lucro final. A análise fornecida pelo departamento financeiro é extremamente útil para ajudá-los a identificar as áreas que precisam de explicações adicionais dos gerentes de divisões - ou despesas que parecem muito altas e podem ser cortadas.
Discussão com os gerentes de divisão
A gerência sênior se reúne com cada gerente de divisão, às vezes com um membro da equipe financeira presente, para entender melhor as solicitações orçamentárias que o gerente enviou. O gerente da divisão deve vir preparado para defender seus pedidos. A alta administração tem que pesar as conseqüências de grandes cortes orçamentários. Cortar despesas de marketing, por exemplo, pode ter um efeito adverso nas receitas futuras. A alta gerência tem a difícil tarefa de garantir que cada departamento tenha os recursos necessários para funcionar de maneira eficaz, mantendo as despesas totais baixas o suficiente para que a empresa possa manter a lucratividade.
Fazendo as decisões difíceis
Um gerente de departamento pode não ficar satisfeito com seu orçamento final se ele perceber que a alta gerência fez cortes significativos. Mas esperamos que a alta gerência tenha comunicado as razões para essas decisões difíceis. Quando o processo de aprovação orçamentária finaliza, cada gerente deve se sentir tratado de forma justa. Idealmente, ele sente que tem amplos recursos para alcançar seus objetivos departamentais e, como resultado, está pronto para dar o máximo de esforço no próximo ano.
