Qualquer forma legítima de manter seus impostos baixos é bem-vinda e pode ajudá-lo a ser mais lucrativo no final do ano. Uma das deduções mais úteis é a sua permissão para uso comercial do seu veículo pessoal - ou veículos da empresa -, mas registrando todas essas viagens da maneira tradicional, no papel, é bastante entediante. Os aplicativos de rastreamento de milhas podem ajudar reduzindo o tempo e o esforço necessários para registrar suas viagens, liberando você para ser mais produtivo.
Por que as empresas rastreiam milhagem
Há tantas razões para rastrear quilometragem quanto existem empresas, mas o mais fundamental é manter o controle sobre suas despesas dedutíveis. Um registro de milhagem bem guardado pode proporcionar grandes economias em termos de impostos, e isso vale o custo mínimo de um aplicativo. Também há benefícios menos óbvios. Se você mantiver uma frota de veículos de entrega, por exemplo, uma olhada nos registros do rastreador de quilometragem pode indicar quais de seus motoristas planejam suas rotas com mais eficiência. Você pode aproveitar esse conhecimento para ajudar seus motoristas menos experientes ou menos analíticos a usar melhor seus veículos.Se você mantiver uma força de vendas de campo, seus registros lhe darão algumas dicas sobre o quão agressivo e ativo cada vendedor é. Os registros de rastreamento de quilometragem podem até ajudá-lo a rastrear a proporção de direção de cidade a estrada para os veículos de propriedade da empresa, o que lhe proporciona melhor controle sobre quando você os mantém e substitui.
Regras do IRS para controle de quilometragem
O IRS tem muitas regras em torno do que você pode e não pode deduzir. Sua viagem matinal não é dedutível, por exemplo, mas a quilometragem entre o escritório principal e os escritórios satélites é. Qualquer milhagem que você fizer ao ir e para conferências, sites de clientes ou sessões de treinamento obrigatórias também é dedutível. Para reivindicar suas despesas de milhagem, você precisará rastrear a data e a finalidade de cada viagem, seus pontos de início e término, a milhagem inicial e final e quaisquer custos de estacionamento, pedágios ou outras despesas incorridas. Você tem duas opções para reivindicar a dedução: Use a taxa de milhagem padrão definida anualmente pelo IRS ou acompanhe seus custos reais. A taxa standard inclui subsídios para manutenção e depreciação, portanto você não pode reivindicá-los separadamente. Se você não tiver certeza de qual opção usar, acompanhe suas despesas reais por um período escolhido e compare-as com a taxa padrão. O acompanhamento de despesas reais é muito mais trabalhoso, o que é um bom motivo para usar um aplicativo de rastreamento, mas, em alguns casos, pode dar uma dedução maior.
Os melhores aplicativos de rastreamento de milhagem
A maioria dos aplicativos de rastreamento de quilometragem segue o mesmo padrão, usando o GPS do seu telefone para registrar automaticamente os pontos inicial e final da sua viagem. Depois de inserir um destino uma vez, os aplicativos lembram e registram automaticamente para você no futuro. As diferenças entre eles estão nos detalhes, e como a interface está bem definida.
Mile IQ: Mile IQ é famoso por ser simples de usar. Ele registra automaticamente cada viagem e você as classifica como comerciais ou pessoais deslizando para a esquerda ou para a direita. Os dados da sua viagem são copiados automaticamente para a nuvem, para que você não perca seu registro se o seu telefone estiver perdido ou quebrado, e poderá visualizar seus dados e gerar relatórios em qualquer computador ou dispositivo móvel. Há uma versão gratuita do aplicativo que permite até 40 viagens por mês, ou você pode comprar a versão premium no mês ou no ano, conforme necessário.
Triplog: Se você precisa de uma ferramenta mais robusta, a Triplog pode se encaixar na conta. Se você precisa rastrear seu próprio carro, uma equipe de vendas em veículos pessoais ou uma frota de propriedade da empresa ou qualquer combinação dessas coisas, a Triplog o cobre. A versão Enterprise, para gerenciamento de frota, trará dados diretamente com programas de contabilidade, como Quickbooks ou Concur. Para usuários mais exigentes, a interface de programação de aplicativos da Triplog, ou API, possibilita customizar como você usa os dados do programa.
Hurdlr: O Hurdlr tem uma opção para praticamente qualquer empreendedor, seja seu dinheiro proveniente de um show paralelo ou de uma frota completa. A versão gratuita do aplicativo é adequada para uso casual ou em shows paralelos, a versão Premium paga adiciona relatórios aprimorados e a capacidade de definir suas próprias horas de trabalho, para que pare de rastrear suas viagens quando você parar de trabalhar e, como o Triplog, Versão corporativa e uma API para operadores de frotas e usuários avançados. Melhor de tudo, ele calculará automaticamente seus impostos estaduais e federais em tempo real para que você sempre saiba onde está.
Apanhador de Milha: Se você está apenas começando e seu orçamento está apertado, Mile Catcher pode ser seu novo melhor amigo. A versão gratuita do aplicativo oferece registros ilimitados de viagens e relatórios ilimitados, então é tudo o que você precisa enquanto tira sua nova empresa do papel. À medida que as suas necessidades crescem, você pode atualizar para a versão Premium, que fornece uma série de recursos extras, incluindo acesso a todos os seus dados através do portal da web da empresa, classificando viagens repetidas, classificando viagens retrospectivamente até 60 dias depois e permitindo delegar o gerenciamento de sua conta para um contador ou administrador.
Quickbooks Autônomo: Se você já estiver usando a edição de autoatendimento do popular programa de contabilidade Quickbooks, um poderoso registro de milhagem vem como parte do pacote. Ele monitora e registra suas viagens como qualquer outro rastreador de milhagem, mas como faz parte do seu conjunto geral de contas, ele pode fazer outras coisas extremamente úteis, como adicionar o custo de uma viagem específica à fatura gerada para esse cliente. Ele lida com todas as suas outras despesas dedutíveis e acompanha seus pagamentos de impostos trimestrais para você. Se você optar pelo pacote com o TurboTax, poderá transferir facilmente suas informações de milhagem para o seu Horário C.
