A metodologia 5S é derivada de um sistema japonês que visa trazer ordem e organização ao local de trabalho. A lógica por trás da metodologia 5S é que um local de trabalho é mais eficiente quando é organizado e quando esses padrões de organização são mantidos. Portanto, aplicar a metodologia 5S significa encontrar formas eficazes de ordenação (seiri), configuração em ordem (seiton), práticas ordenadas de brilho (seiso), padronização (seiketsu) e sustentação (shitsuke) no local de trabalho. Criatividade e participação dos colaboradores no ambiente de trabalho é importante para a implementação deste sistema.
Organize o local de trabalho para remover itens, como papéis e maquinário, que não são necessários. Revise e remova todos os aplicativos ou processos que perdem tempo, como um software complexo ou uma máquina de impressão redundante. Mantenha as informações, processos, software, maquinaria e itens necessários na estação de trabalho.
Definir a estação de trabalho é ordem, colocando no lugar adequado sistemas de armazenamento. Coloque itens maiores e mais pesados no chão e conserte armários e caixas de armazenamento para armazenar itens menores. Peça ajuda profissional de um especialista em TI ou de um fornecedor para criar documentação on-line e sistemas de armazenamento de informações mais simples. Rotule os espaços de armazenamento, como gabinetes, para facilitar a identificação e a recuperação de informações e itens.
Ilumine o local de trabalho limpando regularmente as estações de trabalho antes que elas fiquem sujas demais. Atribuir responsabilidades de limpeza, criando um log em que cada pessoa realiza uma tarefa, o que contribuirá para manter o local de trabalho limpo. Configure canais simples de comunicação, criando quadros de avisos ou usando stick-ons para organizar tarefas.
Padronize as alterações feitas criando políticas e diretrizes de práticas recomendadas. Inclua os funcionários no local de trabalho ao fazer o brainstorming e anote as etapas específicas que serão realizadas para definir o que é necessário e como armazenar itens e informações com eficiência e como manter o local limpo. Poste estas orientações em um quadro de avisos que pode ser visto por todos.
Sustentar a nova cultura de organização e organização. Recompensar aqueles que contribuem significativamente para as melhores práticas estabelecidas e aqueles que desenvolvem novas formas de aplicar a metodologia.
Dicas
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Novos funcionários no local de trabalho devem receber orientação sobre o sistema organizacional do local de trabalho. Caso contrário, os novos funcionários podem não entender a metodologia 5s em seu local de trabalho e, assim, causar interrupções (não intencionais) no próprio sistema.
