Em um ambiente de escritório, é importante manter sempre um comportamento profissional. Pontualmente é essencial e todas as tentativas devem ser feitas para chegar a tempo. A menos que você esteja esperando uma ligação importante, os telefones celulares devem ser desligados ou ligados para não atrapalhar o escritório. Vista-se no traje adequado para o tipo de negócio realizado. Por exemplo, vestindo jeans em um ambiente de escritório profissional seria considerado inadequado, mas jeans pode ser traje aceitável em um escritório de construção.
Serviço ao cliente
Um dos fatores mais importantes nos procedimentos do escritório é como os clientes são tratados quando telefonam ou visitam o escritório.
Ao lidar pessoalmente com os clientes, é uma boa ideia saudar a pessoa com um sorriso e estar atenta às suas necessidades. Se um cliente apresentar uma queixa, ouça atentamente, mas não fique na defensiva, em confronto ou fique chateado, isso só servirá para agravar a situação. Mostre uma preocupação genuína através da expressão facial ou da linguagem corporal, quando um cliente reclama. Se o cliente estiver tagarelando, permita que eles falem - não tente interrompê-lo ou falar sobre ele. Depois de expressarem sua queixa, responda calmamente dizendo-lhes o que você planeja fazer para ajudá-los ou a quem você os encaminhará e como essa pessoa poderá ajudar a resolver o problema.
Etiqueta do Telefone
Como a pessoa do outro lado da linha não pode vê-lo, os telefones devem ser respondidos de maneira otimista. A pessoa do outro lado deve ser capaz de ouvir o "sorriso" em sua voz. Atenda sempre as chamadas recebidas com o nome da empresa tomando o cuidado de enunciar o nome da empresa para que seja compreensível. Às vezes, é necessário filtrar as chamadas antes de encaminhá-las ao destinatário. Faça todos os esforços para acertar o nome da pessoa. Mantenha um bloco de notas à mão para anotar o nome do chamador em caso de interrupções ou o destinatário não atende e a chamada é devolvida. Isso permitirá abordar o chamador diretamente.
Interação com outros funcionários
Nunca é uma boa idéia discutir questões pessoais com outros funcionários ou se envolver em fofocas no escritório. A política e a religião devem ser evitadas como tópicos de conversa no escritório.
Seja sempre respeitoso ao abordar outros funcionários. Uma boa regra geral é se a pessoa a quem você está se dirigindo é um subordinado, não há problema em abordá-la pelo primeiro nome, mas um supervisor ou gerente deve ser tratado como Sr. ou Sra. A menos que peça para ser respondido pela primeira vez. nome.
Organização
A área de trabalho deve estar sempre limpa, arrumada e organizada. Se você está doente ou fora do escritório por qualquer motivo, alguém pode ter que recuperar informações da sua mesa e não deve ter que vasculhar tudo em sua área de trabalho para encontrar o que está procurando. Também é importante não guardar itens pessoais em sua mesa porque alguém acidentalmente “tropeça” em algo que você não quer se tornar público.
Atenção aos detalhes
Se o trabalho exigir várias etapas para concluir, é uma boa ideia fazer uma lista de verificação e marcar cada item conforme ele é concluído. Não importa quais tarefas sejam atribuídas, atenção especial aos detalhes é crucial para fazer um bom trabalho.
Se a criação de documentos fizer parte do trabalho, certifique-se de executar uma verificação ortográfica e gramatical em cada documento. Seja o que for que o trabalho exija, é sempre uma boa ideia verificar novamente o trabalho antes de entregá-lo.
