Conseguir que as lojas doem mercadorias para a sua causa é muitas vezes mais fácil do que fazer com que elas se separem em dinheiro. Se você tem uma equipe energética de voluntários para ajudar a arredondar itens para o seu leilão silencioso, prêmios de porta ou roupas para seus clientes, você precisa enviá-los bem preparados para a sua tarefa. Eles precisarão de credenciais, um roteiro, uma descrição do que estão procurando e documentação para documentar doações.
Configuração
Planeje o evento ou programa para o qual você precisa de doações. Se o seu arrecadador de fundos ou projeto não tiver um conjunto claro de metas e estratégias de ação, seus voluntários não saberão que tipo de coisas você deseja. Isso é particularmente importante quando você está coletando mercadorias em vez de dinheiro. Você não pode obter o tipo errado de dinheiro, mas você pode facilmente acabar com toneladas de coisas doadas que você não pode usar.
Estabeleça metas para o programa de coleta de doações. Saiba quantos itens você precisa obter e tenha uma descrição clara de quais são esses itens e como eles serão usados. É muito importante que seus voluntários entendam como você planeja usar as doações para que eles possam responder às perguntas dos doadores.
Entre em contato com muitas empresas, pois você pode obter endereços e nomes de gerenciadores para. Envie uma carta descrevendo que tipos de doações você está procurando e informando que serão visitados por um voluntário.
Escreva um script simples para usar ao pedir a doação. Ensaie com seus voluntários até que eles estejam confortáveis com isso. Os voluntários com experiência em vendas tornarão o roteiro deles próprio. Aqueles menos certos de si mesmos, pelo menos, não ficarão sem palavras quando se aproximarem de donos de lojas.
Recrute voluntários que amam sua organização e que ficarão animados com a solicitação de itens para seu evento ou programa. Procure particularmente por pessoas com habilidade comprovada em vendas, se você puder adquiri-las. Uma pessoa que gosta desse tipo de coisa vai fazer o dobro da metade do tempo.
Crie credenciais para seus voluntários que os identifiquem facilmente para os proprietários e gerentes de lojas. Um crachá ou cartão ajuda a eliminar as preocupações de doadores em potencial que podem se perguntar se seus voluntários são legítimos.
Crie e imprima folhas de registro de doações que os voluntários possam usar para registrar quais doações vieram de quais empresas, incluindo nomes, endereços, números de telefone e e-mails de contatos. Essas informações ajudarão o contabilista a gerar registros e recibos e adicionar ao seu banco de dados de doadores. Crie um formulário de recibo simples que o voluntário também possa fornecer à loja doadora.
Doadores que se aproximam
Visite as lojas das quais você deseja solicitar doações de roupas e converse diretamente com o gerente. Muitos gerentes têm autoridade para fazer doações de mercadorias diretamente para entidades sem fins lucrativos locais. Se não o fizerem, encaminharão você ao proprietário ou, em lojas maiores, a uma pessoa que tenha autoridade para fazer tal doação.
Peça o que quiser. Explique como os itens serão usados. Se usado diretamente para os participantes do programa, explique por que eles precisam de roupas. Se usado como um prêmio ou item de leilão, explique como o item aumentará sua arrecadação de fundos e que tipo de reconhecimento público você dará a eles no evento.
Oferecer uma alternativa, caso o gerente ou proprietário esteja relutante em doar mercadorias. O dinheiro é sempre uma alternativa a um item doado e muitos se sentem mais confortáveis fazendo esse tipo de doação.
Preencha o registro do doador e o recebimento com precisão. Embale o item doado cuidadosamente para o transporte. Não deixe que seus voluntários apenas arremquem doações de roupas em um carro. Eles devem sempre tratar as roupas doadas com cuidado para evitar manchas ou enrugamentos.
Peça ao doador para encaminhá-lo para outras empresas ou amigos que possam dar à sua causa. Às vezes, o fato de uma loja de roupas fazer uma doação pode encorajar outra a igualar ou superar a doação de um concorrente. Às vezes o doador perguntará; está tudo bem em dizer a eles o que os outros deram. Certifique-se de que os voluntários entreguem itens doados ao local de armazenamento e preencham completamente os registros. Não se esqueça de agradecer aos seus voluntários e emitir certificados impressos de agradecimento no final da campanha. Reconheça os esforços notáveis publicamente. Faça uma festa para os voluntários depois para dizer "Obrigado".
