O campo da contabilidade depende da organização precisa e análise de números e dados financeiros. Isso torna o local ideal para ferramentas informatizadas facilitarem a vida dos contadores humanos e permitir que as empresas produzam relatórios financeiros mais precisos. Mas, para ter um impacto positivo, os sistemas contábeis computadorizados exigem planejamento e conscientização cuidadosos antes de implementá-los.
Produtividade aumentada
Contadores que têm acesso a sistemas informatizados de contabilidade podem trabalhar mais rapidamente e obter maior produtividade. O software permite que os contabilistas façam alterações mais rapidamente do que ajustando um livro ou gráfico impresso. Menos tempo gasto processando dados dá aos contadores mais tempo para analisar os dados e obter o máximo de uso deles. A exibição de dados financeiros em telas de computador também é mais eficiente e ecologicamente correta do que a impressão de relatórios em papel, mesmo para pequenas tarefas. As ferramentas de organização de dados facilitam a localização de informações específicas a qualquer momento.
Maior Precisão
Um sistema de contabilidade informatizado reduz o risco de erro humano. Computadores processam números e executam cálculos com 100 por cento de precisão, o que elimina a possibilidade de um erro matemático levar a um resultado impreciso. O software de contabilidade também faz backups regulares de dados importantes para recuperação em caso de falha do sistema ou violação de segurança. Embora ainda haja espaço para erros no caso de entrada de dados, o software de contabilidade pode identificar inconsistências e até mesmo ajudar a corrigir erros simples.
Custos
Atualizar um departamento de contabilidade tradicional para usar um sistema informatizado pode representar um custo significativo, especialmente para um negócio maior. Além de reorganizar o pessoal e comprar o software de contabilidade, uma empresa também deve investir em novos computadores, atualizações regulares de software, treinamento e uma nova política de recrutamento para contratar contadores que estejam familiarizados com o sistema ou possam aprender a usá-lo rapidamente.
Necessidade Humana
Apesar de sua complexidade crescente, os sistemas contábeis computadorizados não podem substituir totalmente os contadores humanos. O campo da contabilidade exige decisões de julgamento e pensamento improvisado, que até mesmo o software mais sofisticado não pode fazer. Os contadores também precisam entender o panorama em constante mudança das regulamentações legais e das políticas da empresa, algumas das quais estão disponíveis em novas versões de sistemas contábeis computadorizados e outras que controlam como os contadores usam suas ferramentas computadorizadas.
