As operações contábeis passaram por grandes mudanças recentemente devido ao crescimento da tecnologia contábil. A tecnologia de contabilidade permite que os contadores gerenciem contas e executem operações contábeis usando aplicativos de software de computador. Esses aplicativos de software são comumente conhecidos como software de contabilidade ou software de gerenciamento financeiro, que são úteis para rastrear transações, categorizar receitas e despesas, calcular impostos, facilitar pagamentos de contas, criar relatórios financeiros e analisar investimentos.
Tipos de software de contabilidade
Dois tipos de software de contabilidade estão disponíveis, ou seja, sistemas de entrada única e sistemas de entrada dupla. Sistemas de entrada única ou gerentes de finanças pessoais são os programas de contabilidade mais simples projetados para automatizar tarefas como manutenção de registros e verificação de escrita. Sistemas de entrada dupla suportam funções como contabilidade, contas a receber e contas a pagar. Algumas soluções empresariais avançadas possuem recursos para vários usuários e funções de suporte para folha de pagamento, fatura, estoque, análises de vendas, fabricação e marketing.
Automação
A automação de processos contábeis é o benefício mais importante do software de contabilidade. Com a automação, a geração de documentos contábeis, como faturas, cheques e extratos de conta, tornou-se simples. Os relatórios financeiros necessários podem ser gerados em tempo hábil. Os dados financeiros são lançados nos respectivos registros financeiros ou contas automaticamente, o que evita erros manuais e garante consistência e integridade. Os funcionários podem automatizar tarefas manuais de rotina e repetitivas usando software de contabilidade. Capacidade de armazenamento de dados de software de contabilidade permite o compartilhamento rápido de informações e melhor comunicação entre os funcionários. Sofisticados aplicativos de software de contabilidade lidam com questões complicadas, como transações em moeda estrangeira, gerenciamento da cadeia de suprimentos e gerenciamento de logística.
Maior eficiência de gerenciamento
Aplicativos de software de contabilidade mantêm a força de trabalho mais focada e eficiente. Processamento mais rápido e eficiente de relatórios financeiros simplifica o processo de tomada de decisões gerenciais. Os funcionários são capazes de automatizar processos contábeis pesados e trabalhosos e se concentrar em outras atividades importantes e estratégicas. O software avançado de contabilidade, com seu mecanismo embutido, garante procedimentos estritos de risco e conformidade para atender aos padrões regulatórios. O desempenho abrangente de negócios e relatórios de vendas ajudam o gerenciamento a tomar decisões importantes sobre a estratégia de geração de receita.
Desvantagens
Todos os softwares de contabilidade exigem que os dados sejam inseridos manualmente. Se os dados não forem examinados quanto à exatidão e integridade, os relatórios gerados pelo software contábil resultarão em equívocos. Muitos dos softwares de contabilidade precisam ser personalizados para atender aos requisitos de negócios. É necessário que a administração treine os funcionários especificamente para acessar e usar o software de contabilidade, o que envolve custo e tempo enormes. Se as taxas e regras de imposto forem alteradas, o software de contabilidade usado para calcular impostos deve ser reescrito de acordo para evitar erros. Falha de energia, vírus de computador e hackers podem afetar os sistemas informatizados se medidas de precaução e segurança adequadas não estiverem em vigor.
