Um sistema de informações contábeis é projetado para empresas usarem para registrar suas transações financeiras. As informações são inseridas, processadas, armazenadas e distribuídas por esse tipo de sistema. Sistemas de informação contábil têm muitos benefícios; no entanto, também existem algumas desvantagens para eles.
Aprendendo o sistema
Aprender um sistema de informações contábeis muitas vezes pode ser difícil e demorado. Indivíduos devem ser treinados em um sistema, e isso pode causar uma desvantagem para as empresas em termos de tempo e mão de obra. Um sistema de informação contábil é composto de muitos componentes diferentes, e quase todos os sistemas são informatizados. Por causa de sua complexidade, algumas pessoas podem achar que são difíceis de usar. Pode levar semanas ou meses para uma pessoa entender um sistema contábil e, normalmente, o indivíduo ainda não entende completamente do que o sistema é capaz. Se o funcionário deixar de trabalhar na organização, poderá levar semanas ou meses, mais uma vez, para treinar outro funcionário.
Perda de informação
Os sistemas de informação contábil são geralmente informatizados. Por causa disso, há sempre o risco de perder informações devido a quedas de energia ou falhas no sistema. Quando isso acontece, há uma chance de que todas as informações no sistema possam ser perdidas. As empresas tomam precauções para esse problema fazendo backup de seus arquivos regularmente e realizando manutenção padrão em todos os sistemas de computador. Eles também instalam o software antivírus como outra precaução. Ainda assim, nenhum desses passos elimina o problema em potencial que pode ocorrer. Os sistemas de informações contábeis armazenam as informações financeiras de uma empresa por anos. Se ocorrer uma falha no sistema, isso causará uma grande desvantagem para a empresa. Todas ou algumas informações são perdidas e há uma chance de elas nunca serem recuperadas.
Reavaliação
As empresas muitas vezes mudam sua maneira de fazer negócios para acompanhar as últimas tendências. Para manter-se em um mundo de negócios exigente, essas mudanças podem afetar um sistema contábil. Um sistema de informações contábeis é difícil de configurar porque cada empresa é única em seu próprio caminho. Para acompanhar as mudanças, os sistemas de informações contábeis devem ser reavaliados com frequência. Muitas vezes, as mudanças precisam ser feitas em um sistema para processar informações com eficiência. Isso pode ser uma desvantagem para as empresas, porque leva tempo para a reavaliação e custa dinheiro.
