Um sistema de informações contábeis fornece informações financeiras precisas e oportunas para fins de gerenciamento interno. Embora esses sistemas possam incluir manuais e livros em papel, a maioria dos sistemas no ambiente de negócios atual é construída sobre programas ou aplicativos de software de contabilidade. Esses sistemas fornecem relatórios financeiros ou operacionais para os proprietários de empresas tomarem decisões. Um sistema de informação contábil também pode integrar e cumprir os objetivos do departamento e da empresa.
Coleta Central de Informações
Os sistemas de informações contábeis coletam informações para diversos fins em um negócio. Grandes organizações costumam usar esse sistema para reunir e organizar informações financeiras e outras informações de vários departamentos ou divisões de negócios. Um sistema contábil também pode beneficiar organizações com vários locais nacionais ou internacionais. Esse sistema permite a transferência eletrônica de informações de várias fontes para um local central, onde os contadores coletam e processam esses dados. Alguns sistemas também podem coletar informações em um formato em tempo real.
Freios e contrapesos
Os gerentes e supervisores de contabilidade usam um sistema de informações contábeis para separar as tarefas e garantir que os controles estejam em vigor para diferentes funções contábeis. Contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento, dados financeiros departamentais, ativos fixos e compra de cada trabalho em módulos separados em um sistema contábil avançado e demanda processos e procedimentos de manuseio individuais. Cada um desses módulos individuais alimenta os dados resumidos no razão geral, mas permite verificações e balanços do sistema ao longo do caminho. Os relatórios podem ser gerados a partir de módulos individuais para garantir a precisão dos dados antes de serem passados para o razão geral de uma empresa.
Melhorando o fluxo do trabalho
Melhorar o fluxo de trabalho em departamentos individuais geralmente é impulsionado pela implementação de um sistema de informações contábeis. Departamentos fora da contabilidade devem entender como as informações críticas são processadas pelo sistema interno de informações financeiras da empresa por vários motivos. Documentos de origem - como faturas, pedidos de compras, relatórios de despesas de funcionários, cartões de ponto de pagamento de folha de pagamento, faturas e formulários de aquisição de ativos - devem encontrar o caminho do originador até o departamento de contabilidade.
Dependendo do software, o sistema de contabilidade requer uma variedade de informações para que diferentes partes do processo sejam inseridas manualmente no sistema. Isso geralmente determina o fluxo de trabalho de outros departamentos em relação ao processamento de dados financeiros. Procedimentos e processos que delineiam claramente as informações necessárias, as etapas para processar essas informações e o processo de aprovação, ajudam a reduzir o trabalho redundante e garantem que o departamento de contabilidade tenha as aprovações necessárias para processar os dados financeiros.
