As empresas costumam usar um sistema contábil informatizado para processar e manter transações e registros contábeis. O sistema absorve e armazena esses dados usando módulos como contas a pagar, contas a receber, balancete e folha de pagamento. Um sistema de contabilidade computadorizado é especificamente projetado para uma determinada empresa ou é comprado de terceiros (por exemplo, Timberline ou MAS 200). Um sistema de contabilidade informatizado é uma ferramenta valiosa para muitas empresas.
Rapidez
O sistema processa dados rapidamente. Depois que as informações são inseridas no módulo relacionado, como folha de pagamento ou contas a pagar, o sistema processa e armazena instantaneamente.
Geração Automática
A maioria dos sistemas contábeis informatizados possui recursos como entrada de pedidos e geração de faturas associadas. O empregador pode criar contas para seus clientes, armazenando seus nomes, endereços, pedidos e faturas pelo tempo que for necessário. Um sistema informatizado também permite ao empregador fazer e imprimir extratos de conta. Além disso, muitos sistemas contábeis possuem um recurso de folha de pagamento, que permite o processamento completo da folha de pagamento, incluindo a geração e impressão de cheques e relatórios.
Pontualidade
O empregador pode imprimir e reimprimir pedidos de clientes, faturas e todas as outras transações contábeis, conforme necessário. Ele também pode encontrar facilmente os dados da folha de pagamento dos funcionários, como o endereço atual e o valor do pagamento, sem precisar pesquisar nos arquivos para localizar os arquivos pessoais.
Erradica o processamento manual
Um sistema de contabilidade informatizado elimina o processamento manual. O segundo envolve processar e registrar as receitas, despesas, lucros, perdas e reconciliação da empresa manualmente, criando muito espaço para erros. As transações da folha de pagamento e as transações fiscais da empresa também são registradas manualmente. Com um sistema de contabilidade informatizado, o empregador tem um processo de manutenção de registros e balanceamento mais suave.
Motivação do Pessoal
Um sistema de contabilidade informatizado geralmente requer que a equipe se submeta a treinamento para aprender novas habilidades, fazendo com que elas se sintam motivadas. Além disso, o empregador pode terceirizar o treinamento para um representante da empresa de software, criando menos pressão sobre os membros da equipe para administrar o treinamento.
Simplifica Auditorias
Se o governo federal ou estadual decidir auditar a empresa, um sistema de contabilidade informatizado simplifica o processo. Normalmente, antes que a auditoria ocorra, o auditor notifica o empregador pelo correio sobre os documentos específicos necessários para a auditoria. Dependendo da natureza da auditoria, os documentos podem incluir declarações fiscais, registros de folha de pagamento e plano de contas.
Um sistema de contabilidade informatizado pode armazenar muitos anos de informação. Se a auditoria exigir, o empregador pode acessar informações que datam de muitos anos atrás. Se, durante a auditoria, o auditor solicitar espontaneamente um documento contábil, o empregador poderá recuperá-lo rapidamente do sistema, em vez de vasculhar as caixas de armazenamento para localizar cópias impressas.
Reduz o desfalque
Um software de contabilidade computadorizado dificulta que os funcionários roubem dinheiro da empresa. Por exemplo, se um funcionário da folha de pagamento tentar pagar mais do que o valor permitido, seu roubo provavelmente será descoberto porque o sistema de contabilidade armazena todas as transações salvas.
