Já se foram os dias em que os contadores usavam livros de contabilidade e um lápis afiado para registrar lançamentos contábeis. Contabilidade computadorizada tornou-se comum em muitas empresas, desde empresas da Fortune 100 até empresas solopreneur de uma pessoa.
Devido à internet e à disponibilidade de sistemas on-line e baseados em desktop, o custo do software de contabilidade diminuiu, e alguns fornecedores até oferecem sistemas de contabilidade on-line reduzidos sem nenhum custo. Embora esses sistemas possam ter algumas limitações, como não conseguir rastrear o inventário, eles normalmente fornecem funcionalidade suficiente para empresas menores ou baseadas em serviços, como consultoria e outras empresas relacionadas a serviços.
O que é um sistema de contabilidade informatizado?
Um sistema de contabilidade computadorizado consiste em software projetado para rastrear todas as transações contábeis de sua empresa, com o objetivo de produzir resultados financeiros para relatórios mensais, demonstrações financeiras anuais, informações de retorno de impostos e outras configurações de relatórios usadas para analisar as operações, eficiência e lucratividade da sua empresa.
Embora os sistemas de software on-line gratuitos ou de baixo custo não ofereçam muita personalização para seus negócios específicos, as empresas maiores geralmente usam um pacote de software de sistema contábil computadorizado que foi instalado nos servidores de mainframes da empresa e disponibilizado para vários usuários.
Esse tipo de software de contabilidade computadorizado de grande escala geralmente apresenta um grande grau de personalização. As empresas podem ter o software projetado para acomodar várias moedas, entidades comerciais localizadas em diferentes partes do mundo e filiais da empresa que vende diferentes conjuntos de produtos. Além disso, ele pode ser personalizado para produzir uma variedade de relatórios financeiros que calculam as principais métricas de desempenho especificamente voltadas para os benchmarks operacionais e da indústria da empresa.
Quem usa sistemas de contabilidade informatizados?
Parece que praticamente qualquer pessoa na empresa pode usar um sistema de contabilidade informatizado nos dias de hoje por causa da variedade de soluções disponíveis para atender às necessidades de praticamente qualquer tamanho e tipo de empresa. Por exemplo, um software de contabilidade muito popular, o Quickbooks, tem sido usado por muitos anos por uma série de empresas de pequeno a médio porte. A empresa oferece versões on-line e desktop de seu software, e o software acomoda uma quantidade decente de personalização a um preço bastante econômico.
Configurando o sistema
O trabalho envolvido na criação de um sistema de software de contabilidade computadorizado varia dependendo do tamanho e estrutura do seu negócio. Por exemplo, se você trabalha como consultor sem funcionários, pode começar a usar imediatamente um software de contabilidade on-line para registrar suas horas gastas por cliente, armazenar todas as informações de nome e endereço de seus clientes, produzir faturas e registrar pagamentos de seus clientes.
Se você permitir que os clientes paguem dentro de 30 dias, por exemplo, o software de contabilidade pronto para uso terá a conta a receber embutida, permitindo que você registre as transações e veja todos os pagamentos pendentes devidos dos clientes, juntamente com a data. você emitiu a fatura para que possa ver a idade de suas faturas pendentes.
Para uma empresa com operações mais complexas, a maioria dos softwares permite criar um plano de contas com códigos de conta e categorias exclusivas para sua empresa e o tipo de negócio. Isso pode ajudar a manter os dados organizados quando você registra entradas para determinadas unidades de negócios ou departamentos, por exemplo. Também permitiria gerar um conjunto de demonstrações financeiras ou relatórios para analisar a lucratividade de sua empresa por unidade ou departamento, dependendo de como você projetou seu sistema.
Caixa versus contabilidade de provisão no sistema
Você pode registrar suas transações contábeis em dinheiro ou com base na maioria dos softwares de contabilidade. Simplificando, a principal diferença entre os sistemas de contabilidade de caixa e de provisão está na presença de contas a receber e contas a pagar. O caixa e a contabilidade de exercício diferem com base em como você registra o tempo de seus recebimentos de vendas e o dinheiro gasto para pagar suas despesas.
Quando você paga por coisas ou é pago em dinheiro, as vendas e despesas são registradas em tempo real. Quando você usa a contabilidade de exercício, registra as vendas quando as recebe e as despesas quando as incorre, mesmo que não tenha recebido a receita de vendas ou pago a despesa ainda. Por exemplo, em um sistema de contabilidade de exercício, você faria uma entrada a cada mês para acumular dinheiro para uma apólice de seguro que precisa pagar no final do ano. Você registraria essa entrada em uma conta de ativo chamada seguro pré-pago. Você registraria a transação como se o dinheiro já tivesse sido gasto reduzindo o saldo da conta de caixa da sua empresa e correspondentemente aumentando o saldo da sua conta de seguro pré-pago a cada mês.
As declarações de imposto são em dinheiro ou base de provisão?
Boas razões para usar o software de contabilidade incluem as funções de coleta de dados e relatórios. Quando o tempo do imposto chega, o software torna muito mais fácil acumular seus dados de receita e despesas para concluir com precisão e eficiência as declarações fiscais federais e estaduais de sua empresa.
Os dados contábeis que você usa para preencher sua declaração de imposto podem ser em dinheiro ou em regime de exercício, dependendo do tamanho da empresa e do método contábil que você escolheu usar. O IRS tem certas regras que o ajudarão a decidir se o caixa ou a contabilidade de exercício se adequam melhor ao seu negócio.
Por exemplo, se sua empresa faturar menos de US $ 1 milhão por ano, você poderá usar o método de contabilidade de caixa. No entanto, se você tiver um inventário, o IRS exige que você use a contabilidade de competência especificamente para a parte de estoque de sua empresa. Com algumas exceções, se a sua empresa for uma corporação C, o IRS exige que você use a contabilidade com base no regime de competência para arquivar sua declaração de imposto de acordo com a competência.
Quando sua empresa registra sua primeira declaração de imposto, você escolhe o método de caixa ou de acumulação. O IRS exige que você escolha o método que fornecer a visão mais completa e precisa das receitas e despesas de sua empresa. Também requer que você use o mesmo método de ano para ano. Caso contrário, torna-se muito difícil se o IRS precisar comparar seus dados atuais com seus valores históricos. Se você decidir mudar seu método contábil, deverá usar o Formulário IRS 3115 para solicitar permissão.
Funcionalidade do sistema
O software de contabilidade computadorizado pode ser básico, fornecendo os fundamentos da contabilidade, ou você pode usar uma solução de software completa que ofereça não apenas contabilidade, mas também gerenciamento de estoque, rastreamento de distribuição, fabricação e rastreamento de trabalho em andamento, gerenciamento de relacionamento com clientes, tempo e gerenciamento de projetos e muito mais.
Devido à contínua evolução do software, os pacotes contábeis podem realizar mais as tarefas transacionais do dia-a-dia e liberá-lo para realizar outros trabalhos de valor agregado em seus negócios.
Vale a pena pensar em como você visualiza o crescimento do seu negócio e garantir que seu software contábil seja escalável, o que significa que ele pode acomodar contas adicionais, unidades de negócios adicionais e lidar com um número maior de unidades de inventário ou vincular a um código de barras de terceiros. sistema de software, entre outras coisas. Se você operar uma loja de varejo, por exemplo, você pode ter suas transações de caixa registradora gravadas automaticamente no software de contabilidade, dependendo do sistema escolhido, usando um scanner de código de barras e tags de produto codificadas para inserir as informações em seu sistema.
Profissionais de software de contabilidade
Usando o software de contabilidade oferece vários benefícios à sua empresa. Em primeiro lugar, a estrutura e a disciplina de um sistema contábil informatizado garantem que sua empresa possa produzir demonstrações financeiras precisas. Isso é especialmente importante se a sua empresa precisar fornecê-los para usos externos, como financiamento bancário, ou se você precisar apresentar suas demonstrações financeiras de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP).
Software de contabilidade pode economizar tempo, especialmente se você quiser criar um orçamento ou previsão. Você só precisa gerar um relatório de seus dados históricos e projetá-lo para a frente com alguns ajustes para produzir o orçamento ou a previsão do próximo ano.
Você também pode otimizar e adicionar eficiência ao seu processo geral de contabilidade, especialmente se puder treinar funcionários administrativos para ajudar com algumas das tarefas de escrituração mais rotineiras, como a inclusão de faturas em seu sistema de pagamento, por exemplo.
Quando você gera faturas da empresa, seu software de contabilidade adiciona automaticamente os valores ao saldo de contas a receber da sua empresa. Toda essa funcionalidade trabalhando em conjunto dentro do mesmo software de contabilidade reduz erros e ajuda a garantir que você não deixe que nenhuma transação escorregue pelas rachaduras.
Software Cons
Existem algumas desvantagens para o uso de sistemas contábeis computadorizados, embora ainda façam mais sentido do que manter seus livros com papel de contabilidade e lápis. Depois de entender as possíveis desvantagens, você pode tomar medidas para garantir que esses problemas não se tornem um problema em sua empresa. Os sistemas de contabilidade podem ser complexos e um tanto difíceis de serem usados pelo pessoal. Um pacote de contabilidade de barebones pode ser perfeito se você ou sua equipe não tiverem desejo ou exigência de entender as nuances e os detalhes da contabilidade.
Se você tem uma empresa mais estabelecida, ou com uma estrutura complexa que inclui estoque, trabalho em andamento, várias entidades de negócios e transações entre empresas, por exemplo, sua empresa exigirá um sistema contábil muito mais complexo junto com um sistema de treinamento mais altamente treinado. equipe para gerenciá-lo.
Você pode ter custos contínuos para um sistema contábil. Se você escolher a versão online do Quickbooks, por exemplo, você terá uma taxa mensal em andamento. Pacotes de software maiores, especialmente aqueles instalados no servidor da sua empresa, geralmente cobram pelas licenças. Por exemplo, digamos que sua empresa tenha 10 pessoas que precisem acessar seu sistema de contabilidade. O provedor de software pode cobrar uma taxa única, anual ou mensal para cada licença de usuário, além do custo base para a compra do software.
Como acontece com qualquer software para qualquer finalidade, os desenvolvedores aprimoram e atualizam constantemente o software para que ele possa evoluir com mudanças na computação ou alterações no campo. Devido a isso, espere ter um tempo de inatividade ocasional, especialmente se você usar software on-line e fazer backups de dados regulares uma parte importante do seu sistema de contabilidade.
Faça sua pesquisa ao selecionar o software de contabilidade computadorizado certo para sua empresa. Não é divertido quando você faz todo o trabalho para implementar o software e carregar seus dados, apenas para descobrir, depois de um ou dois anos, que o software escolhido tem poucos recursos e não pode acomodar sua empresa em crescimento ou possui muitos recursos estranhos que tornam mais complicado do que precisa ser.
O atendimento ao cliente é outro elemento crucial, portanto, escolha uma empresa que possa lhe fornecer, de preferência, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e uma pessoa ao vivo para falar, em vez de apenas uma base de conhecimento on-line. Lembre-se também de que, se você usar um sistema de contabilidade baseado em nuvem, as informações financeiras confidenciais poderão ficar expostas a hackers on-line, portanto, tome medidas para proteger os dados e a conexão com a Internet da sua empresa.
Atualizando o sistema
Se você iniciou seu negócio usando software de contabilidade reduzido, ou até mesmo um sistema de escrituração manual, em algum momento você pode decidir atualizar sua contabilidade informatizada para levar sua empresa ao próximo nível. Para tornar a transição indolor e preparar sua empresa para o sucesso contábil, é útil fazer um trabalho de preparação antes de fazer a transição para um novo pacote de software contábil.
Comece limpando seus dados históricos, porque se você tiver informações contábeis que contêm entradas incorretas, incorretas ou informações incompletas, esses erros serão transferidos para o novo sistema e dificultarão a integridade em seus livros contábeis.
Transite para o seu novo sistema no final do ano ou pelo menos no final de um trimestre, para que você possa ter uma data de corte limpa. Isso irá ajudá-lo no futuro quando precisar olhar para certas transações históricas. Em seguida, examine o plano de contas de sua empresa em busca de erros e adicione novas contas, se necessário. Revise sua lista de clientes, lista de fornecedores, lista de funcionários e quaisquer outras listas contidas em seu software contábil que possam incluir contas antigas não utilizadas ou entradas duplicadas.
Faça com que seu contador audite cada conta contábil no saldo de teste de sua empresa para verificar se o saldo da conta é de fato preciso. Seu novo sistema pode não ser capaz de acomodar os detalhes por trás dessas transações, o que significa que se você transportar um saldo de conta contendo erros, você não terá nenhuma informação no novo sistema para ajudar a resolver erros ou imprecisões. Por fim, consulte seu contador ou CPA para ver se ele pode revisar a configuração do sistema e recomende quaisquer modificações que possam simplificar ou agregar eficiência ao seu fluxo de trabalho de contabilidade.
