Muitas empresas iniciam seus negócios usando um sistema de contabilidade manual. Para a maioria dos empreendedores, essa rota permite que a empresa comece a operar sem exigir um grande investimento para um sistema contábil informatizado. Os custos da instalação de um sistema contábil computadorizado incluem a compra do sistema, a mão de obra para instalar o sistema e os custos de treinamento para aprender o sistema. Um sistema manual envolve escrever cada transação em um caderno de contabilidade e calcular todos os números manualmente. Muitas vezes, uma empresa reconhece a necessidade de converter do sistema manual para um sistema contábil computadorizado.
Instalar novo sistema
O primeiro passo para converter de um sistema de contabilidade manual para um sistema de contabilidade informatizado envolve a instalação do sistema de contabilidade no computador da empresa. O proprietário da empresa analisa diferentes pacotes de software para determinar o que atende às suas necessidades comerciais e adquire esse software. O proprietário faz o download do software no computador em que o trabalho de contabilidade ocorrerá.
Finalize os dados no sistema manual
A segunda etapa para converter exige que o proprietário da empresa finalize os dados. Depois que o sistema computadorizado é carregado no computador, o proprietário precisa finalizar todos os dados contidos no sistema manual. O proprietário garante que todas as transações apareçam nos registros contábeis e que todos os cálculos estejam corretos. Ela pode optar por contratar uma firma de contabilidade para auditar os registros financeiros manuais.
Transferir saldos para o novo sistema
Com os números finais da conta registrados no sistema manual, o proprietário pode transferir os saldos finais para o sistema informatizado. O proprietário configura cada conta no sistema informatizado inserindo um nome de conta, o tipo de conta e o saldo inicial. Depois de inserir cada saldo, o proprietário precisa comparar os saldos com os saldos manuais do sistema para verificar se todos os dados foram inseridos no sistema com precisão.
Executar sistemas paralelos
A quarta etapa exige que o proprietário use o sistema manual e o sistema computadorizado por um período temporário. Isso permite que o proprietário garanta que o novo sistema funcione conforme o esperado.
Descontinue o sistema manual
No final do período de avaliação, o proprietário descontinua o sistema manual. O proprietário precisa se concentrar em usar o sistema de contabilidade informatizado. Todos os registros do sistema manual podem ser armazenados e armazenados.
