Contabilidade é definida como o relato, registro e análise dos dados financeiros de uma empresa. Um sistema de contabilidade computadorizado inclui um programa ou um pacote de software que substitui um sistema manual, ou contador, na gravação e no processamento de transações financeiras. Ele permite que os gerentes e outros usuários finais analisem a integridade financeira de uma empresa e tomem as medidas necessárias à luz dessas informações. Os sistemas de contabilidade informatizados são projetados para serem totalmente personalizáveis, mas os componentes primários permanecem os mesmos em diferentes tipos de sistemas.
Programas
O software é o núcleo de um sistema contábil informatizado. O componente de software consiste em módulos ou programas menores e independentes. Cada módulo individual executa uma função diferente. Os módulos podem incluir módulos de produção, cliente, contabilidade geral, recursos humanos, gerenciamento de ativos, gerenciamento financeiro ou compra e gerenciamento de inventário. Todos os módulos se ligam uns aos outros para o compartilhamento de dados. Um processo contábil típico integra todos os módulos de um sistema contábil informatizado, com cada um mantendo dados para atividades e entidades específicas.
Hardware
Hardware refere-se aos componentes físicos de um sistema. De acordo com o livro “Princípios Contábeis”, todo o equipamento físico associado a um sistema contábil computadorizado é chamado de hardware. Os sistemas de contabilidade informatizados são instalados em computadores com capacidade para executar os sistemas. Sistemas contábeis de larga escala consistem em vários módulos e geralmente requerem computadores com processadores rápidos e grande capacidade de armazenamento. Outros componentes de hardware que são essenciais em um sistema de contabilidade computadorizado incluem dispositivos de impressão e digitalização, bem como outros periféricos, como mouse, teclado e dispositivos externos de armazenamento de dados.
Pessoal
Embora os sistemas contábeis computadorizados sejam projetados para funcionar independentemente da intervenção manual, eles normalmente exigem um certo elemento de supervisão. Os operadores humanos são obrigados a alimentar os dados financeiros, que são então trabalhados pelo sistema informatizado. De acordo com o livro “Auditoria de Fraude e Contabilidade Forense”, outro pessoal-chave em um sistema de contabilidade computadorizado inclui controle de mudança qualificado, gerentes de banco de dados, pessoal de segurança e gerenciamento. Coletivamente, esses elementos funcionam para garantir o bom funcionamento do sistema computadorizado e fornecer recursos de solução de problemas quando necessário.
