Contadores trabalham uma variedade de dados a cada dia, de dados financeiros para quantidades de estoque para horas de trabalho. Para usar os dados, a equipe de contabilidade precisa de um local para armazenar os dados. O local onde uma empresa armazena seus dados contábeis é chamado de sistema de informações contábeis. A maioria das empresas incorpora a tecnologia de computadores para armazenar esses registros e permitir que os usuários acessem esses registros.
Dados contábeis
Os dados contábeis consistem em dados financeiros e não financeiros. Dados financeiros fornecem os detalhes para informações relatadas sobre relatórios contábeis, demonstrações financeiras e solicitações governamentais. Além dos relatórios, os contadores mantêm a documentação de backup, que pode ser usada para verificar os números reportados. Os dados não financeiros consistem em quantidades de vendas, volumes de produção, horas de mão-de-obra e descrições de ativos. Dados não financeiros suportam números financeiros reportados. As quantidades de vendas fornecem detalhes para as vendas totais. O volume de produção fornece detalhes para as quantidades de estoque. Dados de horas de trabalho fornecem detalhes para folha de pagamento. Descrições de ativos fornecem detalhes sobre propriedades e equipamentos relatados.
Sistema de informação
Um sistema de informações fornece o depósito para compilar todos os dados necessários em uma empresa. Os sistemas de informação precisam de uma organização forte para permitir que os usuários acessem as informações de que precisam sem fornecer acesso a informações confidenciais além de suas necessidades. Muitas empresas adquirem programas de software para gerenciar suas necessidades de sistema de informações. Outras empresas empregam programadores de computador para construir um sistema de informação que atenda às suas necessidades específicas.
Sistema de Informação Contábil
Um sistema de informação contábil é um sistema de informações construído para atender às necessidades específicas do departamento de contabilidade. O departamento de contabilidade gerencia uma variedade de informações confidenciais. As taxas de trabalho por hora e os salários anuais, juntamente com as informações do pessoal privado, exigem acesso limitado dentro do departamento. Os preços de venda ao cliente devem permanecer confidenciais, especialmente quando clientes diferentes pagam taxas diferentes para produtos semelhantes. O conhecimento dos custos de fabricação deve permanecer interno para que os concorrentes não tentem subvalorizar a empresa. Com cada um desses exemplos, apenas funcionários selecionados precisam acessar as informações. Um sistema de informações contábeis deve fornecer o mecanismo para que determinados funcionários recuperem determinadas informações com as quais devem trabalhar, mas não informações fora de seu escopo de responsabilidade.
Usos
Além de manter a confidencialidade, os sistemas de informações contábeis fornecem aos usuários relatórios criados para suas necessidades específicas. Os sistemas de informações contábeis também permitem que os usuários baixem informações em planilhas. Em uma planilha, o usuário pode selecionar informações específicas para atender às suas próprias necessidades.
