Um sistema de informações contábeis coleta todos os dados e números dos registros financeiros de uma organização e os organiza em uma estrutura ordenada. O sistema de informações contábeis atende a três funções básicas: coletar e processar dados, fornecer informações aos tomadores de decisões dentro da organização e verificar se a equipe de contabilidade registra as informações com precisão e protege os dados.
Coleta e Processamento
Na fase de cobrança de um sistema de informações contábeis, contadores ou contadores coletam e registram dados de vendas a vista, recebíveis, compras a vista, contas a pagar e folha de pagamento, entre outras transações. Em sistemas informatizados, o programa de software processa todos os débitos e créditos em um banco de dados completo de gerenciamento de informações.
Relatórios para gerenciamento
O pessoal de contabilidade distribui relatórios para os tomadores de decisão dentro da organização, como gerentes de vendas e marketing, gerentes de produção, gerentes financeiros e todos os chefes de departamento. A administração usa as informações geradas a partir do sistema de informações contábeis para analisar as operações atuais e a condição financeira da organização e fazer planos e estabelecer metas para o futuro. Por exemplo, um balanço criado a partir do sistema pode mostrar a administração, proprietários, credores e investidores onde a organização está financeiramente em um determinado ponto no tempo.
Precisão e Segurança
Limitar o número de pessoas que têm acesso ao sistema melhor realiza a terceira função de um sistema de informações contábeis - para garantir que a empresa mantenha os dados corretos com segurança. Os líderes da organização devem decidir quem será. Por exemplo, balconistas, contadores ou contadores treinados requerem acesso para verificar e inserir dados no sistema e gerar relatórios. Outros associados da organização, internos e externos, geralmente não precisam manipular os dados.
Tipos de sistemas e o que está incluído
As empresas geralmente informatizam um sistema de informações contábeis em todas as organizações, exceto as menores. Os usuários de computador inserem dados em programas de software que concluem os cálculos e classificam e arquivam as entradas nas categorias apropriadas. O sistema pode gerar vários tipos de relatórios, dependendo da solicitação do usuário. O sistema de informações inclui todas as etapas do ciclo contábil e a documentação impressa que comprova que as transações, como ordens de serviço, faturas e demonstrações financeiras, passam a fazer parte do sistema. Em empresas menores, como uma operação familiar em que poucas transações ocorrem, a empresa pode manter o sistema de informações contábeis manualmente. Novamente, o contador usa todo o ciclo contábil e constrói relatórios manuais a partir dos resultados.
