Todas as empresas que contratam e mantêm funcionários devem manter um arquivo de funcionário ou pessoal para cada funcionário contratado. Os gerentes de recursos humanos devem ter cuidado para não incluir informações confidenciais em um arquivo geral de funcionários, como registros médicos, financeiros, criminais ou de credenciação de segurança. Esses tipos de informações devem ser armazenados em um local seguro, de acordo com as leis estaduais e federais. Outros tipos de informações não confidenciais devem ser mantidos em um arquivo de funcionário dedicado para permitir a revisão do funcionário ou para ser usado como evidência em litígios trabalhistas.
Registros Preliminares de Emprego
Informações sobre comunicações prévias ao emprego, descrição do cargo, cópias de um pedido de emprego inicial, currículo, notas de entrevista, ofertas de emprego, formulários de verificação assinados, como ler e entender um manual do funcionário, devem ser mantidos no arquivo do funcionário.
Salário, folha de pagamento e informações fiscais
Esses tipos de documentos incluem registros de folha de ponto, formulários W-4 preenchidos pelo funcionário, registros de presença, autorizações de depósito direto, declarações W-2 anuais e mandatos de apoio à criança que afetam os salários caseiros de um empregado.
Avaliações de Desempenho, Avaliações e Incidentes
Se a sua empresa realiza revisões periódicas de desempenho, uma cópia de cada revisão referente a um funcionário específico deve ser colocada no arquivo pessoal do funcionário. Além disso, quaisquer incidentes relacionados a disputas com outros funcionários ou gerentes, problemas comportamentais, padrões de ausência, desempenho insatisfatório no trabalho e avisos por escrito devem ser anotados no arquivo.
Treino e educação
Muitos cargos exigem treinamento, educação ou certificação preliminar e contínua. Os empregadores devem manter um registro de todos os programas de treinamento que um funcionário conclui. Se o empregado recebeu um certificado de conclusão para um curso específico relativo ao trabalho, uma cópia deve ser mantida no arquivo.
Contatos de emergência e benefícios
Todos os empregadores devem manter uma lista de contatos de emergência para cada funcionário em arquivo, independentemente de o ambiente de trabalho ser perigoso. Além disso, todos os benefícios associados à posição do funcionário devem ser registrados. Os benefícios podem incluir férias pagas, seguro médico, programas de reembolso de mensalidades e outras coberturas.
