Escrever cartas comerciais pode ser complicado. Você se senta para tirar uma carta rápida e estrondo, você está perplexo na saudação. Escrever para uma pessoa tem problemas suficientes se você não souber o nome ou o gênero da pessoa. Quando você adiciona algumas pessoas, as perguntas se multiplicam. Quantas pessoas você está escrevendo para? Dois, três ou uma multidão? Você os conhece pelo nome? São seus amigos próximos ou passam conhecidos? Felizmente, existem regras e diretrizes para todas essas situações.
Escrevendo para dois ou três
Se você está escrevendo para dois ou três, é uma resposta fácil: basta escrever seus nomes. Se você os conhece bem e está em uma base de primeiro nome, você pode usar os primeiros nomes deles, como "Caro Will, Kiersten e Pat".
Se você não os conhece bem, ou não tem certeza se os primeiros nomes seriam apropriados, use mais formalidade: "Caro Sr. Sothers, Sra. Thompson e Sra. Crump". Geralmente, você não será criticado por ser muito formal, mas as sobrancelhas vão aumentar se você for muito informal.
Escrevendo para um grupo
Quando você está escrevendo para mais de três pessoas, soletrar nomes parece complicado. As pessoas tendem a se sentir como se fossem apenas uma de uma longa lista. É melhor usar um termo de grupo como "Caro Time" ou "Caros colegas". É engraçado como a soletração dos nomes de um grupo pode fazer com que se sintam como uma das pessoas, mas "Dear Team" faz com que eles se sintam pertencentes ao grupo; eles fazem parte da equipe. "Caros colegas", diz que você os considera dignos de ser um colega, um participante igual e valioso.
No entanto, não use "Caros colegas" ao escrever para pessoas que são mais antigas para você. Tecnicamente, eles são seus superiores, não seus colegas. Mas se eles também estão na equipe, então "Caro Time" funcionaria bem.
Como nomear nomes
Escreva para as pessoas pelo nome, se possível. Por exemplo, se várias pessoas escreverem para você sobre um assunto e você quiser responder, faça um esforço para encontrar e usar seus nomes. Se você está se candidatando a um emprego, ou se está em outra situação em que quer impressionar alguém, descobrir os nomes deles mostra que você também faria esforços extras em seu trabalho se fosse contratado. Você conhece alguém na empresa que poderia descobrir os nomes do pessoal de recursos humanos envolvido?
Outra ideia é ir ao site da organização e ver se o diretor ou gerente do departamento está listado. Se esse é o único nome que você vê, você poderia endereçar a carta como: "Caro Sr. Burns e Colegas" ou "Caro Sr. Burns e Membros do Comitê de Seleção". Se você não encontrar nomes específicos, escrever "Caros membros do Comitê de Seleção" fará bem. Enquanto você poderia escrever, "Prezado Comitê de Seleção", adicionar "membros do" dá um toque especial. "Membros" reconhece que você os vê como indivíduos, não apenas como um grande comitê anônimo.
Conhecendo o Gênero
Com nomes como John, Maryann, Wayne e Daisy, é fácil dizer o gênero deles. Outros nomes podem fazer você adivinhar, como Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew e Alex. Às vezes, a ortografia deles os entrega. Por exemplo, Adrian é geralmente um homem, enquanto Adrienne é uma mulher. Mas nomes desafiam regras comuns de ortografia, então se você não sabe, não assuma.
Se alguém que você conhece conhecer a pessoa em questão, você poderá descobrir. Além disso, verifique o site para ver se a pessoa está escrita e é referida como ele ou ela. Uma pesquisa geral na Internet sobre o nome pode gerar respostas também. Se tudo isso não responder à questão de gênero, é aceitável escrever "Dear Chris Trainor".
Para quem ou não
Embora "Para quem possa interessar" soe duro e muito formal, ainda é uma saudação aceita quando você não tem nenhuma pista sobre quem está escrevendo.
Por outro lado, "Dear Sirs" está desatualizado. É uma armadilha de gramática que é uma sobra dos dias em que as empresas eram do domínio de um homem. "Prezados Senhores" é inapropriado hoje, quando sua carta poderia muito bem ser recebida por uma mulher. "Dear Sirs or Madams", pelo menos, reconhece que uma mulher pode ser um destinatário, mas ainda soa antiquado. Em primeiro lugar, ninguém é mais chamado como senhor ou madame, exceto talvez pelo mordomo ou motorista. Se você não tem nomes e não faz ideia do gênero, tente algo diferente, como "Saudações" ou "Olá". Estes som amigável e são gênero apropriado.
As matérias importam no email, demasiado
Em todos os casos, exceto os mais formais, é aceitável enviar uma carta por e-mail em vez de enviar a carta. Muitas postagens de emprego sugerem uma resposta por email. E-mail é uma forma de comunicação mais relaxada, mas, como em uma carta de apresentação, as regras de gramática e etiqueta ainda se aplicam. Erros e erros ortográficos serão notados e você será julgado por eles.
As mesmas diretrizes se aplicam ao escrever para duas ou três pessoas ou um grupo. No entanto, ao enviar um e-mail, é importante colocar os endereços de e-mail no campo "Cco", em vez do campo "Para". Muitas pessoas não querem que seus endereços de e-mail se tornem de conhecimento público, especialmente quando é tão fácil encaminhar um e-mail com as informações de contato de todos à vista. "Cco", que significa "cópia oculta", significa que você pode ver o endereço, mas os outros destinatários não podem.
