Você não precisa de um escritório verde para economizar tempo, energia e recursos em suas comunicações comerciais. Certifique-se de que duas pessoas recebam a mesma mensagem da maneira mais eficiente, abordando ambas na mesma carta comercial.
Quando você tem dois destinatários
Imagine que você tenha uma entrevista para o emprego dos seus sonhos. Quando você entra no escritório do gerente de contratação, descobre que sua entrevista é com dois gerentes, não um. Abordar apenas uma carta de agradecimento pós-entrevista para ambos os gerentes é muito mais fácil do que construir duas cartas separadas. Nesse caso, os dois gerentes de contratação recebem a mesma mensagem: você está interessado no trabalho e aprecia seu tempo. Em outro caso, você pode querer endereçar uma carta comercial a duas pessoas que estão em locais diferentes e isso é perfeitamente aceitável, e até preferível, quando você deseja transmitir uma mensagem idêntica para ambos os destinatários.
O formato
O formato da carta comercial para duas pessoas é o mesmo de uma pessoa. A linha superior deve conter a data e, em seguida, duas linhas abaixo é o seu nome e endereço de retorno. Pule outras duas linhas e use uma linha para o nome e título do destinatário, endereço e número da suíte, seguido da cidade, estado e CEP. Quando você adiciona outra pessoa, inicie a informação do segundo destinatário duas linhas abaixo do primeiro destinatário. Verifique sempre a ortografia, o título e o endereço postal de cada destinatário - se for necessário, peça à recepcionista as informações corretas. Muitas empresas têm endereços de correspondência específicos que podem diferir da localização física da empresa.
A ordem correta
Quando você está escrevendo uma carta comercial para duas pessoas, siga o mesmo protocolo para apresentações de negócios. É fácil listar os destinatários se você estiver escrevendo para o CEO e para um gerente de departamento: o nome e o endereço para correspondência do CEO devem ser listados primeiro, com base na hierarquia organizacional. Se você não souber suas respectivas posições, liste os nomes em ordem alfabética, usando o sobrenome da pessoa.
A saudação
Escrever uma carta comercial exige um tom formal, como "Caro Sr. Smith" ou "Prezada Sra. Jones". Quando você escreve para dois homens, use a forma plural do Sr., que é Srs. Por exemplo, comece sua carta com "Queridos Srs. Smith e Jackson". Observe a sua pontuação também. Dois pontos depois que a saudação é formal e uma vírgula é informal. Claro, se você estiver em uma base de primeiro nome com os dois destinatários, use "Dear Sue and John", com uma vírgula.
Atenciosamente ou Kind Kindards?
O fechamento que você escolhe para sua carta comercial a duas pessoas também pode depender do relacionamento que você tem com ambos e o tipo de negócio. "Sinceramente", "Atenciosamente", e até mesmo "Atenciosamente", são formas profissionais de fechar sua carta, mas "Atenciosamente" é amplamente aceita como um fechamento padrão e apropriado. Um fechamento militar comum é "Muito respeitosamente", mas se você está escrevendo uma carta de agradecimento pós-entrevista, "Obrigado pela sua consideração", acrescenta um toque agradável.
