Muitas vezes, nos negócios, é necessário enviar um importante comunicado da empresa a um grupo de pessoas, informando-as sobre mudanças ou revisões das políticas e procedimentos da empresa. Se essas pessoas pertencem a um grupo formal, há várias opções para endereçar uma carta a elas.
Endereçando um grupo em uma carta
Use o nome oficial designado para o grupo se o grupo for formalmente organizado e reconhecido por esse nome. Se o grupo é Filhas da Revolução Americana, por exemplo, é perfeitamente correto endereçar a carta ao grupo usando "Queridas Filhas da Revolução Americana". Essa é a maneira mais formal de reconhecer que a informação na carta é para o No entanto, é duvidoso que a carta seja compartilhada com o grupo como um todo, mas sim com seus diretores e gerentes.
Também é aceitável dirigir-se ao grupo por seu título coletivo, renunciando à designação "Querido". Você pode começar uma carta com "Para todos os gerentes de contas" ou "Para supervisores de turno noturno".
Se o grupo é aquele em que você gostaria de se dirigir a um indivíduo cujo título e nome são desconhecidos, é apropriado usar a saudação "A quem possa interessar". Embora essa frase pressuponha que ela seja destinada a um indivíduo, apropriado usar ao abordar um grupo. Esta saudação, embora correta e apropriada, não tem a autoridade que vem de abordar uma carta importante com o nome e título da pessoa de contato correta.
Use uma designação simples, como "Distribuição" ou "Distribuição", no campo "Para" de um memorando de negócios, especialmente se a letra for interna. Os nomes de todos os indivíduos na lista de distribuição devem ser completamente divulgados na carta, geralmente como parte da seção de rodapé. Essa lista pode ser organizada em ordem alfabética ou hierarquia organizacional com os nomes dos gerentes seniores listados primeiro na ordem de classificação, seguidos por uma listagem alfabética de todos os subordinados.
Relacione os nomes, títulos e endereços de todas as partes envolvidas se o grupo for pequeno e não estiver conectado por associação com uma única empresa. Este método é de conveniência para os destinatários da carta, que são fornecidos com um guia de referência útil para todas as partes em um único comunicado.
