Políticas e procedimentos, quando escritos, fornecem aos gerentes e funcionários diretrizes para o tratamento justo, uniforme, lógico e legal de todos em uma organização ou empresa. As políticas estabelecem as regras e os procedimentos fornecem maneiras pelas quais as políticas devem ser implementadas.
Por que políticas e procedimentos são necessários
Políticas e procedimentos fornecem a base para um comportamento consistente, independentemente do status ou duração da posse das pessoas que os implementam. Eles oferecem a oportunidade de respostas mais rápidas a perguntas ou preocupações sobre “o que fazer”. Como eles fornecem uniformidade relativa, eles possibilitam uma maior responsabilidade. Políticas e procedimentos também ajudam a garantir que as ações sejam legais e oportunas.
Plano de cinco etapas para criá-los
O primeiro passo requer um estudo de quaisquer políticas e procedimentos passados ou presentes. É sensato analisar o que os outros estão fazendo nessa área para ver o que pode estar faltando, especialmente se sua organização ou empresa diferirem de maneira significativa. Aqueles que serão responsáveis por monitorar as políticas e procedimentos, e as pessoas afetadas por eles, devem ser entrevistados.
Na segunda etapa, armados com os dados mais recentes, as políticas e procedimentos novos ou revisados precisam ser formulados e distribuídos. O terceiro passo é a fase de implementação. Se for necessário treinamento de pessoal, este é o momento de conduzi-lo. Com o passar do tempo, a etapa quatro procura avaliar o que foi implementado para que as mudanças, se necessárias, possam ser feitas.
A etapa final, baseada em avaliações contínuas das políticas e procedimentos e mudanças no ambiente, consiste em atualizar para que o processo permaneça atualizado. Novas leis estaduais ou federais podem ser aprovadas ou novos regulamentos promulgados.
Políticas e Procedimentos de Recursos Humanos
O departamento de recursos humanos está no topo da lista para implementação necessária. Recrutamento, contratação e demissão, revisão de desempenho de pessoal, tempo e freqüência e férias são apenas algumas das áreas importantes que devem ser cobertas. Incluídos certamente serão preocupações com assédio sexual, consultores e benefícios adicionais.
Outras áreas que podem exigir políticas e procedimentos
Os departamentos de folha de pagamento, contabilidade e financeiro exigem políticas e procedimentos. Inventário, fornecimento e compra; computadores, intranet e Internet; atendimento ao cliente, segurança do produto e recall; segurança, recuperação de desastres; e vendas e marketing são certamente áreas adicionais que precisam de políticas e procedimentos.
Encontrando Exemplos
Inúmeras empresas comerciais e sem fins lucrativos na Internet oferecem modelos que possuem linguagem apropriada em muitas áreas. Em vez de reinventar a roda, usar algo já escrito como base para suas políticas e procedimentos faz sentido. Isso economiza seu tempo, aumenta a probabilidade de incluir áreas importantes e ajuda a garantir que os requisitos legais sejam atendidos.
Se você puder obter as políticas e procedimentos de organizações ou empresas envolvidas na mesma empresa que a sua, isso seria útil.
Nenhuma fonte deve ser considerada totalmente relevante ou confiável. Quanto mais exemplos você encontrar, melhores serão suas políticas e procedimentos.
