Quando você gasta seu próprio dinheiro em nome de um cliente, um empregador, seus colegas de trabalho ou um parceiro de negócios, você pode e deve esperar recuperá-lo.Agentes de vendas, professores, advogados e consultores financeiros podem incorrer em despesas de negócios reembolsáveis diariamente. Essas despesas reduzem sua margem de lucro se você não as contiver.
Envie uma carta de reembolso antes de gastar
A menos que esperar pela aprovação antecipada resulte em uma oportunidade perdida, solicite o reembolso antes de gastar algum dinheiro. Fazer seu pedido por escrito permite que você crie um orçamento para o evento ou projeto e forneça uma justificativa antecipada de como e por que gastar dinheiro agora economizará dinheiro mais tarde.
Exemplos:
Caro Allen Jeffries:
Enquanto arquivava seus documentos de incorporação, fiquei sabendo que a Arizona Corporation Commission cobra uma taxa de US $ 35 por processamento acelerado para reservar o nome da empresa desejada. Como discutimos em nossa reunião na última terça-feira, o nome da empresa desejada "Wild Turkey Surprise" exige uma taxa de processamento de US $ 10 para reservá-lo pelos próximos 120 dias. Adicionar a taxa acelerada garantirá a reserva do nome até sexta-feira, 11 de maio, em vez de quinta-feira, 17 de maio. O pagamento da taxa de processamento acelerada garante que você possua o nome antes de fazer o sinal de néon solicitado para o lado oeste do restaurante. Também nos dá tempo para receber uma resposta da Warner Brothers para garantir que eles não considerem o nome uma violação de suas marcas registradas ou direitos autorais.
Como o tempo é importante, pagarei o custo de processamento acelerado se não receber sua resposta até o meio-dia de amanhã e enviarei meu pedido de reembolso juntamente com o meu relatório de despesas semanais.
Atenciosamente,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Per diem Etiquette
O Internal Revenue Service afirma que um per diem cobre alojamento, refeições e despesas acessórias quando o funcionário viaja para negócios. Os funcionários devem arquivar um relatório de despesas dentro de 60 dias, ou o per diem se torna um salário tributável. O relatório deve incluir a data em que a viagem ocorreu, o objetivo comercial e a localização da viagem. O funcionário também deve anexar recibos para hospedagem. Todo o pagamento de diárias torna-se tributável se o seu trabalhador não enviar um relatório de despesas.
Exemplo:
Attn: Robert Morgan, Gerente do Departamento de Contabilidade
Caro Robert Morgan:
Incluído é meu relatório de despesas para março de 2018. Anexei meus recibos para a estada planejada de três noites no Sandals em Sanibel Island entre 5 e 7 de março para o nosso seminário anual de treinamento de vendas. Acrescentei as acusações para as três noites adicionais de hospedagem em Denver, Colorado, entre 7 e 12 de março, enquanto lidávamos com a greve dos gatos selvagens em nosso centro. Eu também adicionei os recibos de limpeza a seco do meu terno depois que um atacante jogou um balão de água com tinta vermelha em mim, bem como uma estimativa do custo de uma nova roupa. A tinturaria não conseguiu remover todas as manchas. Eu incluí uma citação da Men's Wearhouse, Clothiers de Ted e The Suit Depot para uma nova jaqueta, calça, camisa, gravata e sapatos, uma vez que todos eles tiveram danos significativos.
Atenciosamente,
James S. Corwin, gerente de vendas, loja # 3126, Phoenix, Arizona
Professores
Muitas escolas não reembolsam os professores por quaisquer itens de sala de aula que possam comprar. Os distritos escolares podem cobrir pelo menos uma parte dos custos de educação continuada, no entanto, incluindo o pagamento de viagens, hospedagem, livros, taxas de exames e materiais de estudo. Você pode deduzir até US $ 250 por ano em sua declaração de imposto de renda, se o seu distrito não reembolsar você. Consulte o seu diretor e superintendente escolar antes de gastar algum dinheiro.
Exemplo:
Caro Sr. Polk:
A turma deste ano é 10% maior que no ano passado, mas eu só recebi 15 livros em condições de uso para meus 33 alunos. Embora você esteja certo de que os alunos podem compartilhar um livro em sala de aula, eles não poderão estudar juntos em casa. A impressão de todas as páginas extras da pasta de trabalho fará com que eu examine o subsídio de papel de cópia do ano inteiro antes de 30 de setembro, deixando-me sem outra opção a não ser comprar novos livros ou comprar mais papel de cópia.
Calculei que, mesmo que todas as páginas imprimam sem erros, precisarei de 32 resmas adicionais de papel de cópia entre 1º de outubro de 2018 e 31 de maio de 2019. A granel, recebi US $ 4 por resma, totalizando US $ 128. Como a maioria dos pais já paga US $ 65 por ano em mensalidades escolares, acho que seria um fardo pedir que pagassem por cópias quando seus filhos já tivessem livros-texto. Estou disposto a comprar o jornal eu mesmo, desde que o distrito escolar me pague em algum momento. Para comparação, incluí os preços da Staples, Office Depot e Walmart.
Atenciosamente,
Angel Harris, Grade 5 Science, Escola Secundária de Rolling Hills
Colegas de trabalho
Se você emprestar dinheiro, ferramentas ou suprimentos a um colega de trabalho, você deve concordar com antecedência se isso é um presente ou um empréstimo. A maioria dos colegas fará um esforço para equilibrar os livros, mas alguns podem esquecer sua generosidade, a menos que você solicite o reembolso. Se você fez um acordo por escrito de algum tipo, você teria apoio para um caso de pequenas causas, se necessário. Se seu arranjo fosse verbal e privado, sem ninguém mais presente, você teria pouca sorte em receber seu dinheiro ou propriedade.
Exemplos:
Exemplo de carta para reembolso de despesas com um acordo prévio por escrito:
Caro Bob:
Quando comprei seu passe de transporte para março, foi com o entendimento de que você me pagaria ou me pagaria um passe para abril. Anexei uma cópia do contrato de reembolso que você assinou antes de eu comprar seu passe. Por favor, me pague os $ 62 nesta sexta-feira ou eu terei que adicionar $ 5 de taxa atrasada. Obrigado por cuidar deste ASAP.
Atenciosamente,
Roland
Formato de carta de reembolso sem acordo prévio por escrito:
Caro Zach:
Os três almoços que comprei na semana passada totalizaram US $ 39,20. Pague pelo menos metade desse valor até esta sexta-feira e o restante até 24 de abril. Eu entendo que você está lutando, mas eu usei parte do dinheiro da gasolina desta semana para comprar essas refeições para você. Obrigado por cuidar do problema imediatamente.
Seu membro da equipe,
Janet
