Monitorar e avaliar os procedimentos de aquisição é parte integrante da gestão de uma organização. O processo de aquisição merece um alto nível de atenção da administração para garantir que ela não seja vítima de fraude e corrupção. Os procedimentos de aquisição precisam incluir controles efetivos para obter responsabilidade e transparência. O monitoramento e a avaliação contínuos da administração do processo de aquisição estabelecem integridade e conformidade com leis e padrões éticos.
Identifique os controles internos que existem e se os controles estão operando conforme planejado. Nenhuma oportunidade deve existir para que qualquer um dos controles seja substituído. Os principais controles internos para avaliar incluem a segregação de funções, controles de supervisão, controles de recebimento, controles de autorização e controles de registro.
Desenvolva uma lista de verificação de conformidade para determinar se os procedimentos de aquisição estão sendo seguidos. A lista de verificação deve ser projetada com a colaboração dos funcionários e da administração. Ao participar do desenvolvimento da lista de verificação, o funcionário está essencialmente sendo treinado e tem maior conscientização sobre o processo. Uma boa lista de verificação de conformidade reforça os procedimentos existentes e traduz os objetivos de justiça, abertura e concorrência.
Realize uma avaliação de risco para mapear ou identificar possíveis preocupações, pontos fracos ou áreas de alto risco. Ao identificar indicadores ou “bandeiras vermelhas”, a organização pode garantir que controles internos adequados sejam implantados para evitar irregularidades. Ao identificar riscos, conflitos de interesse e incidência de fraude e corrupção podem ser reduzidos.
Rastreie aquisições específicas por todo o processo de aquisição. Considere se o contrato previa concorrência aberta e se era transparente e livre de discriminação para certos fornecedores. Determine se o método de aquisição usado foi apropriado para o bem ou serviço que está sendo adquirido e assegure-se de que foi adequadamente documentado.
