Existem vários procedimentos e processos de aquisição, mas existem alguns procedimentos que devem ser comuns a todos os departamentos de compras. Estes incluem a seleção de fornecedores, solicitando informações, apresentação de propostas, avaliação de propostas, adjudicação de contratos e inspeção..
Seleção de fornecedores
As organizações geralmente têm uma lista preferencial de fornecedores aprovados que é mantida pelo departamento de compras. Estas são empresas que passaram por um processo de seleção e foram encontradas para melhor satisfazer as necessidades de uma empresa.
Pedindo informação
Quando existe a necessidade de comprar itens que os atuais fornecedores preferenciais não conseguem obter, normalmente uma empresa investigará o mercado. O requisito será enviado aos fornecedores escolhidos que serão solicitados para uma oferta. Para solicitações de baixo valor, uma solicitação informal de informações ou uma solicitação de cotação é enviada aos fornecedores identificados. Para itens de valor mais alto, um processo completo de propostas será seguido. Isso pode levar até seis meses, desde a identificação da necessidade até a concessão do contrato final.
Retornos de propostas
Normalmente, os fornecedores são solicitados a devolver suas propostas a um diretor nomeado em uma data e hora especificadas. As propostas podem incluir uma descrição do serviço ou bens que o fornecedor está oferecendo, o custo proposto para executar o trabalho necessário ou fornecer os suprimentos necessários, informações financeiras da empresa e quaisquer perguntas que a organização de compra tenha solicitado ao fornecedor em potencial.
Avaliação de propostas
Uma vez que as propostas / propostas são retornadas, uma organização de compras geralmente tem um tempo especificado para avaliar os retornos, tomar uma decisão de contrato e informar tanto os fornecedores bem-sucedidos quanto os mal-sucedidos. Antes do envio dos documentos do concurso, uma organização compradora desenvolverá critérios de pontuação para os quais os candidatos serão marcados e classificados. Considerações como preço e qualidade são critérios de pontuação usuais.
Prêmio contratual
Uma vez que as propostas tenham sido avaliadas e pontuadas, os fornecedores serão notificados com uma aprovação ou rejeição. Fornecedores bem sucedidos também são notificados por escrito. É a melhor prática de compras oferecer aos fornecedores malsucedidos a chance de um debriefing. Isso permite que eles descubram por que o lance não foi selecionado e entendam melhor as propostas futuras.
Conclusão do Contrato
Uma vez que o serviço / fornecimento tenha sido entregue, a organização compradora verificará se a qualidade, quantidade e especificação foram atendidas. Neste ponto, a organização emitirá o pagamento. Em muitos casos, é prática comum ter uma reunião pós-contrato entre a organização de compras e a organização fornecedora. Proporciona uma oportunidade para cada lado oferecer feedback e desenvolver um documento post-mortem para futuras atividades de contratação.
