Em sua forma mais simples, o controle interno é a soma de tudo que sua empresa faz para identificar e reduzir riscos que, de acordo com os EUA.Administração de pequenas empresas, geralmente consome cerca de 5% da receita anual de uma empresa. Embora empresas de todos os portes enfrentem riscos de fraude, roubo e abuso de ativos comerciais, pequenas empresas com procedimentos inadequados de documentação costumam ser mais vulneráveis. Os procedimentos de documentação contribuem e são parte de fortes controles internos.
Maior responsabilidade
Embora procedimentos de documentação bem desenvolvidos fortaleçam os controles internos preventivos e de detetive, procedimentos de documentação inadequados são a principal razão pela qual algumas empresas não descobrem que roubo ou fraude estão ocorrendo até que seja tarde demais, observa o "Journal of Accountancy". Os procedimentos formais de documentação fornecem orientação para a implementação de controles e aumentam a responsabilidade, pois seus funcionários devem provar e verificar, em vez de simplesmente afirmar, que eles seguiram ou executaram um controle interno.
Valor Evidente
Procedimentos de documentação criam evidências rastreáveis, incluindo quem estava envolvido em uma tarefa ou uma transação financeira e quando e como ela estava envolvida. Você pode criar procedimentos como carimbo de data e hora que funcione nos bastidores, bem como definir regras de documentação para os funcionários seguirem. Ambos são igualmente importantes para reconstruir ações ao rastrear transações e criar trilhas de auditoria. Por exemplo, recibos de comprovante assinados, cópias de cheques de reabastecimento de pequeno valor, ID de login de um funcionário e carimbos de data e hora do computador fornecem evidências de trilha de auditoria.
Gerenciamento de informações mais seguro
Anexos reais ou digitalizados, notas de rodapé em um relatório financeiro e um log de alterações de transações de computador são exemplos de procedimentos de documentação que contribuem para e fortalecem os controles de gerenciamento de informações. Todos são úteis para documentar as razões para corrigir ou ajustar registros de negócios eletrônicos ou em papel, o que ajuda a evitar e detectar fraudes e roubo de funcionários. Um carimbo de data e hora correspondente e evidência de aprovação prévia, como as iniciais do gerente de departamento, fortalecem ainda mais os controles de gerenciamento de informações.
Melhor controle de qualidade
Além de evitar fraudes internas e externas, os procedimentos de documentação de gerenciamento de estoque e estoque podem suportar controles de qualidade. Isso inclui exigir que os funcionários do depósito contatem, inspecionem e documentem mercadorias danificadas de entrada e saída. Os procedimentos de prevenção contra fraudes e roubo que contribuem para um bom controle interno incluem uma regra de documentação que exige que os funcionários preencham, assinem e enviem uma folha de identificação para cada pedido de cliente em saída e procedimentos de identificação que registrem e identifiquem itens de estoque, incluindo descrições, números de peça e unidades de medida e quantidades.
