Os procedimentos de controle interno são usados para evitar fraudes e são vitais para todas as organizações bem administradas. Esses sistemas separam os deveres entre os funcionários de uma organização. É importante ter em mãos manuais de procedimentos de controle interno. Os funcionários os usam como referências quando os procedimentos ou deveres estão em questão. As informações contidas nos manuais de procedimentos de controle interno variam de empresa para empresa, mas o procedimento para escrever uma é o mesmo.
Escreva uma visão geral e um sumário. A visão geral descreve brevemente a responsabilidade fiscal, que inclui os conceitos e componentes do controle interno. O índice começa com a Segregação de Deveres. Os conteúdos que normalmente seguem são: Revisões, Reconciliações, Aprovações, Ativos, Desembolsos, Recursos Humanos, Compras e Contatos.
Complete a seção Segregação de Deveres. Descreva os detalhes relacionados à separação de tarefas, por exemplo, os funcionários que recebem e lançam pagamentos, em vez de depositar pagamentos. Outra separação importante é que, se um funcionário é um beneficiário, outro funcionário faz o check-out.
Determine os procedimentos para as próximas duas seções, Revisões e Reconciliações. As revisões são procedimentos configurados para executar rotineiramente investigações de orçamento, transações spot-check e investigar atividades incomuns. A seção Reconciliations (Reconciliações) contém procedimentos como a comparação de conjuntos de dados para garantir precisão, investigar diferenças e tomar medidas. Isso também inclui especificamente delinear que um funcionário que insere transações não concilia nenhuma das contas bancárias.
Preencha as seções Aprovações, Ativos e Distribuições. A parte Aprovações indica quais funcionários têm autoridade para aprovar transações. A autoridade é dada apenas a funcionários responsáveis com conhecimento detalhado sobre a empresa. A seção Ativos lista todos os tipos de ativos dentro da organização. Em cada categoria de ativo, são descritos procedimentos específicos detalhando como os ativos são manuseados e monitorados. A seção Distribuições detalha as políticas e procedimentos da empresa de distribuição de dinheiro, incluindo verificações de folha de pagamento.
Complete o manual finalizando as três últimas seções: Recursos Humanos, Compras e Contatos. A seção Recursos humanos (HR) detalha instruções para os funcionários de RH sobre como as informações dos funcionários são tratadas. A seção Compras explica os procedimentos de compra da empresa. Por fim, a seção Contatos lista as pessoas na empresa que os funcionários podem contatar quando surgem dúvidas ou problemas.
