Contabilidade é uma função de negócios detalhada em que as empresas registram, relatam e analisam transações financeiras. Essas informações geralmente fornecem suporte para decisões de gerenciamento e decisões de investimento para partes interessadas externas de negócios. Geralmente, as informações contábeis exigem documentação para relatórios e declarações contábeis preparados. Esta documentação suporta as informações contábeis e fornece ao indivíduo mais documentos ou números para avaliar o relatório.
Manuais
Os manuais de contabilidade documentam as políticas e procedimentos específicos que uma empresa segue ao lidar com informações financeiras. Nos Estados Unidos, os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) são os padrões contábeis mais autorizados. O GAAP é baseado em princípios, ou seja, as empresas têm um certo grau de latitude quando aplicam os princípios às informações financeiras da empresa. No entanto, os proprietários e gerentes de empresas geralmente criam um manual para fornecer documentação de suporte sobre os métodos específicos que usam ao aplicar o GAAP. As empresas de capital aberto também devem divulgar essas informações em seus relatórios financeiros divulgados ao público.
Informação de transação
As empresas geralmente exigem uma certa quantidade de informações ou documentação para diferentes transações financeiras. Por exemplo, os balconistas de contas a pagar geralmente incluem um pedido de compra, um ticket de recebimento e uma fatura de fornecedor ao solicitar a assinatura do proprietário para um cheque. Essa documentação ajuda os proprietários a entender o propósito da verificação e a verificar sua precisão e validade. Outras transações exigem documentação semelhante para transações contábeis. A data, a quantia, o objetivo da transação, a assinatura do preparador, a assinatura da autorização e outras informações podem ser necessárias para transações contábeis.
Trilha de Auditoria
Uma trilha de auditoria é frequentemente o procedimento de documentação mais comum na contabilidade. As informações da trilha de auditoria ajudam as pessoas a ver como o departamento de contabilidade conclui as transações financeiras e contábeis. Os sistemas de contabilidade informatizados fortaleceram o processo de auditoria porque a maioria dos sistemas registra um registro de data / hora detalhando o registro das transações. Outros procedimentos da trilha de auditoria incluem fornecer o documento de transação inicial, notas manuscritas referentes a cheques de matemática ou outros cálculos, cópias de lançamento no diário e um selo que indica a entrada da transação pela empresa ou entrada no razão contábil.
