A documentação faz parte da vida cotidiana no mundo da coleta de dados pessoais, financeiros e gerais e, conseqüentemente, é apropriado que sejam realizadas auditorias periódicas nos métodos de manipulação de documentos. A auditoria mostra quais medidas estão sendo implementadas, métodos que devem ser alterados e maneiras de fazer essas mudanças.
Procedimento de Procurement
Uma organização deve verificar periodicamente se o procedimento para a aquisição de documentos é respeitado. A auditoria pode mostrar se a organização possui atualmente um método de gerenciamento de documentação, se os documentos necessários são aprovados por pessoal autorizado e com que eficiência as alterações do documento são tratadas. Essa parte da auditoria também pode mostrar como os documentos são acessíveis.
Armazenamento de documentos
Os documentos podem ser armazenados como arquivos impressos ou informatizados. A auditoria pode mostrar se os sistemas de armazenamento de registros estão configurados de acordo com as necessidades da organização. A auditoria também deve mostrar por quanto tempo os documentos impressos e informatizados são arquivados. A auditoria deve determinar se os documentos são mantidos em boas condições e protegidos contra danos, deterioração ou perda.
Descrição dos documentos
A auditoria deve verificar como os documentos são descritos no sistema de arquivamento de uma organização. A documentação pode ser listada por nome, número ou de forma descritiva. Um documento pode ter uma descrição curta e relevante para facilitar a localização. A auditoria deve mostrar se os documentos são arquivados sistematicamente por número de versão e data de revisão.
