Para muitas empresas, o estoque representa o maior ativo físico que a empresa possui. Essas empresas armazenam seus estoques em depósitos até que eles precisem em produção ou entreguem para um cliente. O pessoal do depósito manipula o processo de recebimento quando o estoque chega dos fornecedores. O pessoal do armazém também gerencia os pedidos de remessa concluídos para os clientes. Os armazéns contam com controles internos para garantir que o inventário seja registrado com precisão e mantido em segurança.
Numeração Sequencial
Os procedimentos de controle interno incluem o uso de numeração sequencial para todos os documentos de recebimento, documentos de embarque e documentação de transferência de depósito. A numeração sequencial requer que cada tipo de documento inclua um sistema de numeração e que cada formulário seja numerado em ordem. Isso permite que o depósito contabilize cada formulário independente usando o número do formulário. Se houver falta de páginas, o pessoal do depósito poderá identificar as páginas específicas com base nos números ausentes.
Câmeras de vídeo
Os procedimentos de controle interno também envolvem o uso de câmeras de vídeo em todo o depósito. As câmeras de vídeo monitoram todas as atividades que ocorrem no depósito e todos os movimentos referentes ao inventário. Se o estoque desaparecer, a empresa revisa a gravação de vídeo. Qualquer transferência de estoque não autorizada aparece na gravação de vídeo e fornece evidência do evento real.
Segregação de deveres
Os procedimentos de controle interno no depósito também incorporam a segregação das responsabilidades do armazém. Todas as atividades que acontecem no warehouse exigem que vários funcionários concluam etapas individuais. Por exemplo, quando um depósito recebe estoque, um funcionário documenta as quantidades e produtos recebidos, enquanto outro insere essas informações no sistema do computador. Um terceiro funcionário pode comparar esses números com o recibo de entrega do fornecedor.
Auditoria de Inventário Físico
A auditoria de inventário físico representa um procedimento de controle interno realizado pelo menos uma vez por ano. A equipe do depósito conta fisicamente cada item de estoque, criando um registro da quantidade real de cada um. A auditoria de estoque físico envolve a contratação de pessoal que não seja do almoxarifado para recontar o estoque. Os funcionários comparam a segunda contagem de inventário à primeira e identificam quaisquer discrepâncias. Outro grupo de funcionários reconta o inventário com discrepâncias para determinar a contagem final. Depois que as quantidades de estoque final são determinadas, as quantidades do sistema são ajustadas para igualar a contagem da auditoria.
