Contabilidade manual envolve o uso de livros e revistas em papel para registrar as transações financeiras. Essas ferramentas são de uma época passada. Contadores - frequentemente usando viseiras verdes e braçadeiras pretas - usariam a contabilidade manual para ajudar a manter a pontuação financeira de suas empresas. As empresas de hoje ainda podem usar a contabilidade manual para alguns processos. Desvantagens, no entanto, podem enfraquecer as atividades contábeis manuais.
Demorado
Processos contábeis que usam diário de papel e registros ou ferramentas similares exigem tempo copioso para concluir tarefas. Contadores terão de localizar contas e diários no sistema antes de registrar as entradas. Verificar saldos de contas e revisar informações também é difícil. Contadores também podem precisar vasculhar vários documentos para localizar as informações solicitadas pelos executivos. Copiar esta informação também pode ser difícil.
Sujeito a erros
Erros podem ser bastante frequentes nos processos contábeis manuais. Erros comuns estão inserindo informações em contas incorretas, transpondo figuras ou registrando informações para trás. Embora esses erros também estejam nos sistemas contábeis modernos, os sistemas manuais não têm freios e contrapesos internos. Os contabilistas que pesquisam erros costumam gastar várias horas para localizar e corrigir entradas. Contadores múltiplos que trabalham em vários livros contábeis manuais podem exacerbar esses problemas.
Falta de segurança
A falta de segurança é outra desvantagem comum à contabilidade manual. As empresas podem não conseguir impedir que os funcionários revisem dados confidenciais em registros e diários de papel. Os arquivos copiados e armazenados em um computador também podem ser menos seguros. Isso pode permitir que os funcionários abusem de informações financeiras por meio de fraude ou peculato. Funcionários insatisfeitos também podem danificar irreparavelmente as informações e destruir registros financeiros importantes.
Poucas cópias disponíveis
Grandes organizações geralmente consideram a contabilidade manual difícil devido à falta de múltiplos registros e periódicos. A maioria das empresas terá um diário para contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento, ativos fixos e assim por diante. Isso significa que apenas um contador pode trabalhar em um periódico a qualquer momento. A separação desses ledgers em sub-registros pode resultar em menos segurança e no potencial de duplicação de informações no sistema contábil.
