Mudar de contabilidade manual para informatizada é um processo passo-a-passo que pode ser realizado de maneira fácil e eficiente. Se for o final do ano fiscal, você pode começar com o início do novo ano fiscal. Não há necessidade de inserir dados de períodos anteriores, exceto para as demonstrações contábeis do final do exercício. Se não for o final do ano, você precisa decidir se deseja esperar até o final do ano ou inserir no sistema todos os dados detalhados até aquele ponto do ano.
Pesquise e decida sobre os equipamentos de informática necessários para o seu sistema de contabilidade computadorizado. Atualmente, a maioria dos PCs tem capacidade para um pacote contábil pronto para uso em uma pequena empresa. Certifique-se de que seu computador tenha um disco rígido com vários gigabytes de espaço de armazenamento. À medida que o tempo passa, seus registros computadorizados vão crescer e você quer que o computador dure alguns anos. Você também desejará programas de processamento de texto e planilhas eletrônicas, assim como recursos de Internet e e-mail.
Configure o seu equipamento informático e estabeleça a sua ligação à Internet. Essa etapa é importante porque todos os pacotes de software contábil terão a ajuda on-line disponível se você tiver um problema. Além disso, como parte da configuração do seu computador, estabeleça um meio de fazer o backup de seus arquivos. Você deve fazer backup de seus dados todos os dias ou até mais frequentemente quando você trabalha em algo crítico. Os arquivos podem ser facilmente copiados em unidades portáteis. É importante perceber que um sistema contábil é um banco de dados do qual as informações são recuperadas quando necessário.
Pesquise e decida qual pacote de software de contabilidade é o melhor para o seu negócio. A maioria das pequenas empresas faz bem com um pacote de software pronto para uso, como QuickBooks ou Peachtree.
Configure o pacote de software seguindo os menus integrados. Estabeleça um plano de contas para seu razão geral. Configure suas contas bancárias e adicione as informações necessárias sobre seus fornecedores e seus clientes.
Insira os dados detalhados da transação necessários para atualizar os livros informatizados. Você precisará inserir as demonstrações financeiras de final de ano do ano anterior como saldos iniciais para o ano atual. Em seguida, digite os dados detalhados da transação para cada mês do ano atual até que esteja atualizado. Se for o final do ano, basta configurar os saldos iniciais para o novo ano e avançar, inserindo dados contábeis à medida que as transações e os eventos ocorrerem. Agora você está operando em um sistema contábil informatizado.
Decida se você deseja que as demonstrações financeiras do ano anterior sejam inseridas no sistema. Para fornecer histórico nos registros informatizados, você pode adicionar as demonstrações financeiras de anos anteriores. Você pode fazer isso mensal, trimestral ou anualmente, voltando vários anos. Não há necessidade de adicionar os dados detalhados da transação ao histórico, mas deve haver uma trilha voltando aos registros manuais.
