As empresas devem manter registros precisos de compras, despesas, dinheiro devido e outros fatores contábeis. Tradicionalmente, as empresas rastreavam registros contábeis manualmente, o que poderia ser demorado e caro para ser concluído. À medida que as empresas recorrem cada vez mais a sistemas contábeis computadorizados, você pode começar a se perguntar se essa é a decisão financeira certa para sua empresa. Conheça os prós e contras da contabilidade informatizada para determinar se ela pode ajudar seu negócio a crescer.
Precisão
A contabilidade computadorizada reduz a margem de erro humano, gerando menos erros e maior precisão no rastreamento das finanças do seu negócio. Como os computadores desempenham funções básicas de contabilidade, há menos chances de que erros humanos simples resultem em sérios problemas de contabilidade. A precisão é um dos principais prós para a contabilidade informatizada, já que as empresas precisam confiar em cálculos corretos para tomar decisões de negócios informadas.
Acesso
Maior acesso é outro pro relacionado à contabilidade informatizada.Ter registros precisos e rastreáveis aumenta a credibilidade junto a investidores externos e parceiros de negócios; As empresas podem compartilhar de forma segura e eficiente os registros selecionados com as partes relevantes, compartilhando um link, uma senha ou um arquivo eletrônico. Os dados de vários departamentos da empresa podem ser facilmente compartilhados para obter mais transparência e maior acesso às informações durante a tomada de decisões. Mais de uma pessoa pode visualizar e manipular registros contábeis computadorizados sem o risco envolvido em fazer várias cópias de documentos financeiros confidenciais.
Prestação de contas
Outro profissional da contabilidade informatizada é o aumento da responsabilidade. Quando os arquivos contábeis são salvos e armazenados em backup eletronicamente em um disco rígido externo ou em um sistema de computador externo, há menos risco de que os registros sejam destruídos ou perdidos em caso de incêndio, danos por inundação ou frenesi de limpeza. Registros de negócios precisos e bem mantidos podem economizar tempo e dinheiro durante as auditorias, já que as informações devem estar prontamente disponíveis.
Limites
Contabilidade computadorizada tem seus limites, no entanto. Um problema relacionado à contabilidade informatizada é que, embora os programas de software possam ser equipados para executar avaliações sofisticadas de registros financeiros, você ainda precisará de um especialista em negócios que entenda o software e suas capacidades o suficiente para autorizar relatórios. A precisão continua sendo um problema quando os seres humanos ainda precisam inserir dados nos campos obrigatórios. Vírgulas ou pontos decimais mal posicionados podem resultar em sérios erros contábeis, apesar dos mecanismos de software projetados para detectar erros.
Dinheiro
Outro problema associado à contabilidade informatizada é o custo de comprar computadores e softwares de contabilidade suficientes. O dinheiro economizado do pagamento de horas extras aos funcionários para registrar manualmente as informações contábeis pode ser facilmente perdido em comparação com o alto custo de contadores altamente treinados familiarizados com o software. As empresas de software regularmente lançam novos sistemas de contabilidade atualizados que podem ser caros, mas considerados necessários devido à vulnerabilidade a falhas do sistema ou à acessibilidade de hackers em versões mais antigas.
