Durante o curso do mês comercial de uma empresa, os contadores fazem várias entradas no sistema contábil. Algumas dessas entradas ocorrem como entradas contábeis chamadas “entradas de diário”, feitas diretamente no razão geral. Algumas dessas entradas, quando inseridas em um mês, devem ser revertidas no mês seguinte para liberar a conta. Uma área à qual isso se aplica é acumulações mensais.
Invertendo Entradas
Uma entrada que requer reversão inclui valores entrados no sistema contábil para alocar despesas que abrangem dois períodos contábeis. Por exemplo, se uma fatura de um pagamento de empréstimo somente com juros é devida a cada mês no dia 15, somente metade da entrada se aplica ao mês atual, enquanto a outra metade da entrada se aplica ao mês seguinte. Para acomodar essa transação, o contador teria gasto metade do valor no mês atual e faria uma entrada de ajuste para a segunda metade do valor. No início do próximo mês, o contador precisaria reverter a entrada de ajuste para liberar a conta. A vantagem de usar lançamentos de reversão é que ele permite que o contador reflita as despesas no período em que elas ocorrem.
Acréscimos
Contadores criam entradas para itens de despesas não recebidos. Por exemplo, se você faturou um cliente por US $ 500, mas precisou pagar US $ 100 a um fornecedor para concluir o trabalho da fatura e não recebeu a fatura do fornecedor, precisa acumulá-lo. O objetivo é garantir que, para a receita gerada, as despesas sejam registradas também. No mês em que você cobrava $ 500 do cliente, acumulava uma despesa de $ 100 para o fornecedor, o que exige uma entrada de reversão no mês seguinte. No entanto, ao acumular e reverter as entradas, você não pode esquecer de fazer a entrada de reversão ou a conta de despesas será exagerada. Uma desvantagem do uso de entradas reversas é a possibilidade de você esquecer de fazê-las.
Trabalho Duplo
Fazer entradas de reversão requer um sistema para rastreá-las para garantir que elas sejam concluídas com sucesso. Sem acompanhar a reversão de entradas em uma planilha, você não saberá o que reverter no próximo período. Os sistemas de contabilidade que exigem a entrada manual de entradas de reversão exigem que o contador faça o dobro do trabalho. Para cada entrada feita que requer reversão no próximo período, o contador deve fazer duas entradas, uma em cada período. Isso pode ser uma tarefa complicada e requer o rastreamento de eventuais erros, porque os valores inseridos em um período e revertidos no próximo devem ser iguais a zero.
Contas sobredimensionadas ou subestimadas
Outra desvantagem de usar entradas de reversão é que os erros podem exagerar ou subestimar a conta. Enquanto as provisões permitem que um contador monitore adequadamente as receitas ou despesas incorridas mas não recebidas, esquecer de inverter a entrada pode acabar em um valor exagerado ou subestimado na conta, porque a entrada de reversão estaria ausente.
Mais entradas, mais erros
Usar entradas de reversão dobra o trabalho do contador e a chance de erros aumenta quando o trabalho manual aumenta. Um sistema que fornece a reversão automática de lançamentos acumulados pode ser o mais eficiente, porque a entrada original deve ser feita apenas uma vez. Embora o contador continuasse revisando as entradas de reversão, ela não precisaria dobrar o trabalho.
