Ao solicitar o pagamento de um cliente, medidas apropriadas são usadas para criar cartas efetivas para enviá-las. As cartas para solicitar o pagamento são usadas quando um cliente não paga uma fatura na data de vencimento. Quanto mais tempo um cliente leva para pagar uma conta, mais cartas uma empresa escreve para esse indivíduo. Uma carta solicitando pagamento deve ser educada, clara e deve oferecer detalhes sobre a conta pendente.
Use o papel timbrado da empresa, pois ele contém todas as informações de contato da organização e, muitas vezes, parece mais formal.
Enderece a carta. Inclua a data da carta seguida pelo nome e endereço do cliente. Enderece a pessoa indicando "Caro" e, em seguida, o nome completo do cliente.
Declare o propósito da carta. Uma carta para uma solicitação de pagamento deve comunicar claramente esse propósito no início da carta. Use um tom profissional e mantenha as palavras positivas e quentes.
Inclua detalhes da dívida. Declare a data em que os serviços para essa dívida foram fornecidos, a data de vencimento original e o valor devido, incluindo quaisquer taxas atrasadas. Inclua também o número da fatura para permitir que o cliente encontre o documento original mais fácil. Muitas empresas também incluirão uma cópia da fatura original neste tipo de carta. Informe o cliente também sobre a taxa de juros para a qual as taxas atrasadas são calculadas.
Peça ao cliente para pagamento. Deixe o cliente saber que multas por atraso adicionais podem ser evitadas pagando o valor total em uma data específica. Peça ao cliente para ligar para você se ele não puder efetuar o pagamento integral até essa data. Inclua seu número de telefone e extensão direta, se necessário. Inclua seu endereço de e-mail também e ofereça sua correspondência por meio deste meio, se o cliente desejar.
Agradeça ao cliente. Ofereça sua gratidão ao cliente se o pagamento já tiver sido feito e agradeça ao cliente antecipadamente por enviar um pagamento imediato. Diga ao cliente que, se ele tiver alguma dúvida, ele não deve hesitar em chamá-lo sobre esse assunto.
Assine a carta. Conclua a carta escrevendo “Sinceramente”, seguido de seu nome e título.
