Perder um cliente é uma circunstância infeliz que acontece nas empresas todos os dias. Quando uma empresa perde um cliente, a empresa muitas vezes tenta recuperá-lo, escrevendo-lhe uma carta de desculpas. As empresas perdem dinheiro quando os clientes deixam de comprar os bens e serviços oferecidos. Se o seu negócio perder um cliente devido a insatisfação, tente escrever uma carta para ele. Faça a carta pessoal, gentil e breve. Ofereça um pedido de desculpas e diga as palavras apropriadas para recuperar sua lealdade e negócios.
Use papel timbrado da empresa. Quando você escreve uma carta para receber de volta um cliente, use o papel timbrado da empresa e digite-o usando um programa de processamento de texto. Inclua a data no topo da carta, juntamente com o nome e endereço do cliente.
Enderece a carta. Escreva a carta de maneira pessoal, usando o nome do cliente e a palavra “Querido” na saudação. Deixe o cliente saber que você valoriza ele e sua empresa individualmente, mantendo a carta pessoal.
Peça desculpas no começo da carta. Quando uma empresa perde um cliente, muitas vezes é porque o cliente está insatisfeito por algum motivo. Pode ser devido a problemas de atendimento ao cliente, qualidade de produtos e serviços ou preocupações com preços. Inclua o motivo exato, se você souber, de que o cliente parou de usar sua empresa. Seja sincero e deixe o cliente saber que você realmente sente muito e que isso não é um reflexo de seus padrões normais de negócios. Se não houver nenhuma razão óbvia para o cliente deixar de utilizar o seu negócio, não há necessidade de um pedido de desculpas. Em vez disso, diga ao cliente que você sente falta dela e que espera que ela use novamente seus serviços no futuro.
Oferecer emendas. Propor algo ao cliente para acertar a situação. Você pode oferecer um serviço gratuito, uma porcentagem de uma venda, frete grátis ou um presente grátis. Certifique-se de que a oferta seja algo que tenha impacto significativo no cliente.
Agradeça ao cliente. Ofereça agradecimento e gratidão ao cliente pelos anos em que fez negócios com sua empresa. Diga ao cliente que você espera que ela reconsidere sua decisão e assegure-lhe que, no futuro, seus produtos e serviços a satisfarão. Deixe seu número de telefone, ramal direto e endereço de e-mail e peça a ela que ligue se tiver algum comentário, preocupação ou dúvida.
Feche a carta. Assine a carta “Sinceramente”, seguida do seu nome.
