Grandes organizações e aqueles com vários locais enfrentam uma forma de fraude financeira chamada funcionários fantasmas. Para detectá-los e, finalmente, para evitá-los, essas empresas se envolvem rotineiramente em uma prática de auditorias fantasmas.
Empregados fantasma definidos
Os funcionários do Ghost - às vezes chamados de funcionários fantasmas - são nomes em uma folha de pagamento a quem são emitidos cheques de pagamento, mas que não são funcionários reais e não realizam nenhum trabalho. Eles O termo "empregado fantasma" é dado porque o empregado existe no papel, mas é inexistente no local de trabalho; os trabalhos para os quais os funcionários fantasmas são supostamente designados geralmente são chamados de trabalhos no-show. Pode levar muito tempo para encontrar funcionários fantasmas sem a ajuda de auditorias fantasmas. Controles internos rigorosos podem ajudar a evitar funcionários fantasmas.
Empregados fantasmas sorrateiros na folha de pagamento
A maioria das organizações exige documentação de contratação para colocar alguém na folha de pagamento, o que geralmente significa que um supervisor ou gerente - alguém com autoridade para dirigir o departamento de folha de pagamento para adicionar um novo funcionário - deve estar envolvido. Às vezes, um membro do departamento de folha de pagamento também está envolvido. Os funcionários da Ghost são adicionados à folha de pagamento criando, entre outras coisas, um funcionário fictício, usando o nome de um empregado demitido, colocando novos funcionários no sistema um período de pagamento antes de começarem a trabalhar para a empresa e adicionando funcionários temporários à folha de pagamento. Em alguns casos, as pessoas que infiltram funcionários fantasmas em uma folha de pagamento as removem depois de apenas algumas semanas, dificultando a identificação de uma auditoria futura.
Exorcising Ghost Employees
Embora a existência de funcionários fantasmas possa às vezes ser descoberta em uma auditoria de rotina, na maioria dos casos a documentação fornecida é suficiente para passar em tal exame. As auditorias fantasmas são projetadas especificamente para descobrir funcionários fantasmas e investigar de perto os registros da folha de pagamento e o comportamento dos funcionários em busca de evidências de fantasmas. Essas auditorias se mostraram benéficas, especialmente para grandes organizações. Por exemplo, em 2009, uma auditoria realizada pelas Escolas Públicas de Detroit encontrou mais de 250 funcionários fantasmas - uma fraude que custou ao sistema mais de US $ 400.000 em quatro anos.
Processos de auditoria fantasma
Um dos métodos mais eficazes para realizar uma auditoria fantasma é exigir que todos os funcionários recebam seus contracheques ou canhotos diretos de depósito pessoalmente. Os contracheques ou recibos dos funcionários fantasmas não serão coletados. Foi assim que as Escolas Públicas de Detroit determinaram quantos funcionários fantasmas tinham. Outros métodos eficazes de auditoria fantasma incluem a procura de funcionários que não tiraram férias, não listam um endereço físico e não recebem deduções em seus contracheques (para previdência social, impostos ou seguro). Além disso, aqueles que realizam auditorias fantasmas procuram por vários depósitos diretos que vão para a mesma conta bancária, números de seguridade social inválidos e informações de funcionários ausentes.
