Como membros importantes do departamento de contabilidade de uma organização, os funcionários de contas a pagar têm várias metas e objetivos que garantem que os pagamentos da empresa sejam tratados adequadamente. Embora o objetivo principal do departamento de contabilidade seja garantir que os pagamentos de fornecedores e funcionários sejam tratados de maneira oportuna, os funcionários de contas a pagar também são responsáveis por verificar e corrigir os erros encontrados ao longo do caminho. Eles também podem ajudar com outras tarefas contábeis, como organizar arquivos e revisar relatórios, o que pode permitir que o departamento de contabilidade opere com mais eficiência.
Entrada oportuna
Uma meta importante para os funcionários de contas a pagar é a entrada pontual de faturas para pagamento. O departamento de contabilidade na maioria das empresas permite que os funcionários definam suas próprias metas e objetivos, de acordo com as metas e objetivos gerais do departamento. A pessoa que abrir o e-mail digitará uma data recebida na fatura. O responsável também marca a data e rubrica a fatura ao processá-la para pagamento. Essas etapas permitem a análise do tempo que leva do recebimento de uma fatura até que ela seja inserida no sistema de contabilidade. Isso fornece às pessoas que pagam a contas ou a outras pessoas um meio de medir suas atividades em relação aos seus objetivos.
Erros Reduzidos
Enquanto erros acontecem, a ideia é reduzi-los ou eliminá-los o máximo possível. Reduzir erros requer foco no trabalho, melhor digitação e habilidades de entrada de 10 teclas. Envolve também a verificação de entrada de trabalho após a entrada no sistema contábil e a realização imediata das correções necessárias. Se você revisar o trabalho inserido no sistema, comparando-o com o relatório de preposamento quando terminar, isso permitirá que você corrija e localize quaisquer erros imediatamente.
Verifique o tempo de resposta
Embora o tempo de retorno da verificação nem sempre esteja no controle dos funcionários de contas a pagar, o que está sob seu controle é a rapidez com que os cheques são enviados quando são recebidos. Na maioria das empresas, os cheques a pagar são impressos pelo menos uma vez por semana. Cumprir ou exceder metas e objetivos requer o preenchimento dos envelopes com cheques após o recebimento e o envio dos mesmos o mais rápido possível. As datas de envio são anotadas em comprovantes de fatura ou cópias de fatura que são arquivadas.
Suporte adicional
Outra meta e objetivo das contas a pagar é suportar as outras funções contábeis. Isso significa não apenas registrar despesas e imprimir cheques rapidamente, mas também fornecer suporte a outras áreas de contabilidade, que podem incluir o fechamento de pedidos de compra, entrada de orçamento no sistema, organização de arquivos ou mais. As contas a pagar também podem revisar relatórios e verificar os lançamentos contábeis em busca de erros ou correções, conforme necessário.
