Muitas pessoas não leem instruções, exceto como último recurso. Uma vez que as pessoas as leiam, elas só serão úteis se forem escritas em linguagem clara e concisa. Quando você entender seu público, estará mais preparado para fornecer uma introdução, seguida pelas instruções.
Estude seu público
As instruções normalmente dizem ao leitor como fazer, construir, operar ou manter um produto ou procedimento. Primeiro, qualifique seu público-alvo para saber como eles entendem o assunto. Por exemplo, se você estiver escrevendo instruções para novas contratações, elas devem ser escritas em linguagem simples, enquanto as instruções para a gerência sênior podem incluir mais linguagem do setor. Use a linguagem apropriada para os leitores e inclua todos os detalhes necessários para executar a tarefa.
Crie uma introdução
Muitas vezes, os leitores ignoram uma introdução narrativa e passam para as instruções. Uma maneira de ajudar os leitores a passar pelas introduções é escrever uma explicação ou um motivo para as instruções em uma lista numerada, em vez de um formulário de parágrafo. É mais provável que os leitores revisem a lista. Inclua o propósito das instruções, quem deve ler o documento e o que ele inclui, cada um sob um cabeçalho separado. Esta introdução também dá aos leitores uma pista sobre o que não está coberto.
Use voz ativa
Evite usar voz passiva, como “O fio branco deve ser inserido no plugue A.” Em vez disso, escreva instruções como comandos que exigem voz ativa, como “Insira o fio branco no plugue A.” Se você está escrevendo uma lista, uma narrativa ou um livreto, quebra frases longas com várias etapas em breves instruções que estão listadas sob títulos. Divida frases que incluam a palavra “e” em sentenças separadas mais curtas. Em vez de escrever “O cabo deve ser colocado e colocado na saída vermelha”, escreva duas frases começando com verbos de ação, como “Splice the cable. Coloque o cabo emendado na saída vermelha. ”Um cabeçalho claro e em negrito poderia dizer algo como“ Conecte os fios ”.
Ações Separadas da Informação Explicativa
Muitas vezes, as instruções também precisam de explicações. Escreva comentários explicativos de duas maneiras. Negue as instruções reais para que elas se destaquem ou forneça explicações em uma coluna separada para referência. Uma tática é colocar as etapas em um lado do documento, com as explicações em um parágrafo curto em uma coluna lado a lado. Outra maneira mais eficaz é negrito as instruções reais e completar o passo, escrevendo a explicação. Por exemplo, “Pressione o botão vermelho por três segundos (em negrito). Isso permitirá que a luz seja ativada.
