Diretrizes escritas para os funcionários geralmente são mais úteis do que instruções verbais. Uma carta contendo detalhes de uma nova política ou procedimento fornece aos funcionários um documento para referência futura. Além de ajudá-los a lembrar como seguir um novo procedimento, uma carta diretiva preenche a exigência legal de fornecer notificação oficial de uma nova política mandatada por lei. Por exemplo, no início de 2011, muitas cidades estão instituindo proibições de fumar que afetam os negócios locais. É responsabilidade do empregador informar os trabalhadores sobre como cumprir a nova política de fumo.
Coloque o papel timbrado da empresa na sua impressora. Esta diretiva é uma notificação oficial e o papel timbrado reforçará a natureza formal da informação.
Digite a data completa. Você deve sempre incluir a data em uma diretiva porque ela estabelece o horário da notificação. Pule uma linha.
Digite o nome do destinatário e o endereço dela se a diretiva estiver indo somente para uma pessoa. Se for uma carta para todos os funcionários, omita o nome e endereço.
Digite "Caros funcionários valiosos", seguido de dois pontos, se a carta for enviada para todos os funcionários. Digite um nome específico se for para uma pessoa.
Comece a carta com uma declaração direta sobre quais são as instruções. Forneça os detalhes relevantes sobre a política ou o procedimento, como quando ele entrará em vigor e quem será afetado pela política.
Listar as etapas para concluir a tarefa ou para cumprir a nova política. Use uma linguagem clara e fácil de ler que os funcionários possam seguir.
Explique como esta nova política beneficiará o (s) destinatário (s) e agradecer por sua cooperação. Explique o que acontecerá se um funcionário optar por não cumprir a diretiva.
Dar prazos apropriados ou informações de contato no parágrafo final. Descreva o método para avaliar a conformidade dos funcionários, se aplicável. Ofereça-se para responder a quaisquer perguntas que os destinatários possam ter.
Feche a carta digitando um fechamento respeitoso e digitando seu nome completo e título. Assine acima do seu nome digitado.
Peça a outro supervisor que leia a carta para garantir que você não tenha perdido nenhuma informação.
Envie a (s) carta (s). Se a diretiva for o resultado de uma alteração em uma lei, considere solicitar a confirmação da assinatura do (s) destinatário (s) para provar que a diretiva foi recebida.
