Um aspecto comumente negligenciado, porém valioso, de uma empresa é a saudação da caixa postal. Gravações memoráveis e profissionais causam um impacto positivo. Faça a saudação se encaixar na empresa enquanto ainda adiciona estilo com alguma personalidade lançada na mistura. As melhores gravações de saída têm a quantidade certa de sabor sem perder o toque profissional.
Ingredientes Básicos
Um correio de voz comercial deve ter vários ingredientes que informam. Inclua o nome da pessoa cujo ramal foi discado, o nome da empresa e o departamento. Convide o chamador a deixar uma mensagem; muitas vezes o chamador não percebe que chegou ao correio de voz. Diga aos clientes quando eles podem esperar uma chamada de retorno e ofereça um contato alternativo, se possível. Adicione o site ou email da empresa. Deixe apenas um contato adicional para ser breve, alerta Christopher Null, escrevendo no PC World. Construa uma saudação curta e direta.
No-Nos
Evite usar um celular para gravar a saudação. Uma linha terrestre é preferida para a gravação de saudação. A qualidade do som não é tão boa em um telefone celular em comparação a uma linha fixa. Saudações profissionais não devem soar distorcidas ou estridentes. Evite saudações padrão. Eles soam automatizados, impessoais e frios. Certifique-se de que nenhum ruído de fundo seja gravado. Uma saudação de telefone mal gravada pode desviar clientes e leads. Evite "hum" e "uhs". Prepare um script antes de gravar, para que flua facilmente.
Saudação Geral
A saudação geral é usada diariamente para chamadas perdidas diárias enquanto o telefone está sem supervisão. Esta saudação é geralmente jogada para pessoas que ligam de fora da empresa.
“Você chegou (empresa), onde (slogan). Este é (nome), o seu guia para (departamento). Infelizmente, não posso chegar ao telefone agora, mas me deixe uma mensagem com seu nome e número de telefone, e retornarei sua ligação assim que possível. Ou sinta-se à vontade para me enviar um email em (endereço de e-mail). ”
Saudação de ausência temporária
As mensagens de ausência temporária são usadas quando alguém sai do escritório por um período de tempo predeterminado. A maioria dos serviços de correio de voz permite que uma saudação seja reproduzida por um determinado período de tempo, para que ninguém precise se lembrar de desativar a saudação de ausência temporária.
“Olá, este é (nome) em (departamento). Estou fora do escritório até (data). Eu estarei verificando meus correios de voz ao longo do dia, então, por favor, deixe-me uma mensagem e eu retornarei sua ligação assim que possível. Se você precisar de assistência adicional, você pode entrar em contato (pessoa de contato alternativo) em (número de telefone), ou você pode visitar o nosso site em (URL).
